Med alla möjligheter som digital marknadsföring medför är en enhetlig företagsprofil grundläggande för att framstå som en seriös avsändare i informationsbruset och e-postsignaturen är en viktig komponent. Alltför ofta tar man inte till vara på dessa potential för varumärkesbyggande och marknadsföring.

För inte allt för länge sedan var visitkort en viktig del i marknadsföringen. Bara genom att känna på papperet och titta på trycket på den lilla pappersbiten kunde man bilda sig en uppfattning om företaget som personen jobbade på. Idag har visitkortet i mångt och mycket ersatts av e-postsignaturen. Signaturen är inte alltid så prioriterad, men en väldigt viktig del av företagsprofilen som förmedlas med varje mejl som skickas av anställda, vilket inte är några små mängder.

Enligt en Radicati Group-rapport skickas det över 235 miljarder mejl per dag och DMR rapporterar att en kontorsarbetare i medel får 121 mejl om dagen.

En e-postsignatur ska helt enkelt följa företagets grafiska profil och se likadan ut för alla anställda inom ett företag för att stärka varumärket. När ansvaret för att skapa och uppdatera egna signaturer ligger hos enskilda anställda blir enhetligheten ofta lidande. Marknadsavdelningen ser troligen kontinuerligt varianter där någon valt att ändra typsnittet till Comic Sans för att det ser lite roligare ut, struntat i att ha en signatur, eller petat in lite extra bilder istället för logotypen.

Signaturen ska förmedla kontaktinformation, men ger också en möjlighet till att sprida information om event, kampanjer, CSR-arbete och erbjudanden. Då är det inte bara enhetlighet som är viktigt, utan även tidsaspekten. Det är inte snyggt när banners ligger kvar för event eller kampanjer som redan passerat. Igen, ligger ansvaret för uppdateringar på individnivå är det svårt att få kontroll och marknadsavdelningen ödslar tid med påminnelser.

Det man vill ha är en centraliserad lösning av e-postsignaturerna som ägs av de som ansvarar för företagets ansikte utåt, dvs marknadsavdelningen. Det är alltså inte IT-avdelningen som skall äga signaturlösningen vilket ofta blir fallet när man pratar IT och centralisering. Signaturhanteringen måste delegeras till marknadsavdelningen som hanterar den grafiska profilen och plattformen för lösningen ska vara användarvänlig. Det ska inte krävas en systemteknisk utbildning för att ha hand om den

Lösningen heter Email Signatures for Office 365 från CodeTwo
Med CodeTwo, som är en användarlicenserad molnlösning, får man en centraliserad hantering av signaturer som appliceras på utgående e-postmeddelanden. Reglerna skapas och underhålls i en ClickOnce-applikation som installeras lokalt på en behörig användares arbetsstation, lämpligen hos marknadsavdelningen. Sedan kan ansvarig och sätta upp regler utifrån:

• Om e-postmeddelandet ska skickas till en mottagare utanför den egna organisationen eller inte.
• Om det är första e-postmeddelandet i en konversation eller om det är ett svar på ett tidigare e-post.
• Om avsändare har en viss roll, sitter på en viss ort eller tillhör en viss gruppering inom företaget.
• Om e-postmeddelandet innehåller en fördefinierad textsträng t ex ”sälj”, så kan en specifik signatur eller grafik läggas till.

Men varför CodeTwo och inte den inbyggda funktionen som finns i Office365?
Främst av två anledningar; den första är att signaturlösningen i Office365 kräver att den som skall hantera signaturer måste ha en administratörsroll. Det är inte troligt att man vill tillåta marknadsavdelningen att vara administratörer för hela den centrala molnplattform som företaget bygger sin samarbetslösning på. Den andra anledningen är att i standardlösningen i Office 365 inte hantera signaturer i e-postkonversationer lika snyggt. I den lösningen hamnar alla signaturer längst ner, hopbuntade ovanpå varandra vilket sällan är önskvärt med tanke på den grafiska profilen.

Här finns alltså äntligen en möjlighet för marknadsavdelningen att ta kontroll över signaturerna för hela företaget och se till att varumärket sprids i enlighet med den grafiska profilen med snygga och aktuella kampanjer via de över 120 e-postmeddelandena som skickas av varje anställd varje dag.