Att flytta från Notes till Office 365 är förstås inte gjort över en natt. Plattformarna har stora skillnader i funktion, arkitektur och gränssnitt. Och flytten handlar om mer än teknik. Den påverkar ofta verksamhetens kärna och vardagen för de flesta medarbetare. Samtidigt är det frågan om ett teknikskifte som både är nödvändigt och önskvärt.

Migreringen behöver dock inte vara ett slags “Big Bang” för organisationen. Med rätt strategi, planering och smarta verktyg kan övergången bli både smärtfri och smidig.

Strategi och styrning

En förankrad strategi samt en realistisk och hållbar projektplan med “buy in” från ledningen är A och O. Det handlar ändå om en stor förändring.

Men i en stor förändring finns möjligheter, till exempel att ta ett omtag på befintligt arbetssätt och att finslipa affärsprocesserna. Frågor som säkerhet och dokumentklassning, utformning av arbetsflöden, rättighetshantering och uppföljning kan få ett välkommet fokus. Ta chansen att ifrågasätta och förenkla och förbättra.

En migrering sker som sagt inte över natten, och bör heller inte göra det. Strategin bör snarare vara att migrera del för del. Med lösningar som Notes2Cloud kan Notes-miljön flyttas till molnet som ett första steg, så att egna licenser och driftmiljöer kan avvecklas. Och med Notes2SharePoint kan befintliga Notes-applikationer bli åtkomliga i SharePoint.

Genom att klassificera befintliga Notes-applikationer kan du prioritera rätt och bestämma tågordningen för migreringen. De enklaste kan implementeras med standardfunktioner i SharePoint Online, medan de mer komplicerade behöver byggas om.

Teknik

Att bygga om applikationer behöver inte vara så komplext som det kan verka vid en första anblick. SharePoint Framework är ett sätt att bygga moderna webbapplikationer i SharePoint Online där färdiga ramverk sparar tid.

Det finns också andra lösningsalternativ i SharePoint. Azure Logic Apps är ett alternativ för avancerade affärsflöden. Och i enklare fall finns Microsoft Flow och Microsoft Forms.

Valet mellan webbutveckling och verktyg som Flow eller Forms är inte självklart. Men med vår erfarenhet guidar vi till rätt lösning.

Användarupplevelse och adoption

Även om det är möjligt att till stor del “kopiera” de gamla Notes-applikationerna ger migreringen till Office 365 möjlighet att tänka ett steg till och utnyttja den nya moderna miljön för att skapa bästa upplevelse.

Bäst är att utgå från olika “use case” och en enkel beskrivning av affärsprocessen bakom varje applikation. Ställ sedan frågor. Stödjer applikationen dagens aktuella affärsprocess på ett relevant sätt? Saknas något i förhållande till dagens affärsprocess? I förhållande till kända processförändringar framöver?

Bygg sedan applikationen i SharePoint utifrån svaret på frågorna och inte från vad du är van vid från Notes. Så skapar du en användarupplevelse som möter verksamhetens behov, som är lättanvänd och pålitlig och dessutom snygg och inbjudande.

Med bättre användarupplevelser och applikationer som fungerar bättre än tidigare är du förstås på god väg mot ett positivt mottagande från medarbetarna.

Adoption

Adoption innebär att implementera applikationen i affärsprocesserna, så att alla anställda som har en anledning verkligen använder den. Det ska alltid finnas en plan för ”pre- och post roll-out” samt extra användarstöd under utrullningen av applikationen. Snabb respons på användarnas feed-back är A&O.