Office 365 innehåller en mängd olika program som ska kombineras till användbara tjänster. Det ställer nya krav på förvaltningen. Man skulle kunna kalla det tjänsteorienterad förvaltning. Vi tänker på fem hörnstenar när vi skapar en effektiv förvaltningsmodell.

Strategi

Förvaltningsstrategin för Office 365 utgår från tjänsterna som ska erbjudas. Grunden för det är att identifiera och förstå ”kunderna” – det vill säga användarna. Först efter det är det dags att fundera över vilka resurser och förmågor som krävs för leverans av tjänsten. Därefter kommer processer och leveransmetoder. Ska vi exempelvis introducera tjänsten projektsamarbete genom Microsoft Teams ställer det speciella krav på styrning och användarsupport.

Styrning

Eftersom samma tjänst kan skapas på många olika sätt i Office 365 krävs förändringsstyrning eller ”change management” för att olika delar organisationen ska dra åt samma håll. Vi måste också tänka på hur tjänsten ska introduceras och stödjas med information och supporttjänster.

Teknik

Vår vision är alltid att minimera underhållskostnaden för support över tiden och samtidigt behålla en skalbar förvaltningsmodell som kan hantera fler användare och tjänster. Det ställer krav på att välja rätt teknisk lösning. För att leverera en tjänst kan ofta förvaltningskostnaden sänkas genom att kombinera rätt standardfunktioner i Office 365 på ett intelligent sätt.

Användarupplevelse

De flesta av funktionerna i Office 365 är smidiga och lätta att använda. I begreppet användarupplevelse ligger mycket mer. Incidenter, av vilket slag de än är, avbryter det dagliga arbetet. Om de inte tas om hand mer eller mindre ögonblickligen ger det både ekonomisk skada och en dålig användarupplevelse. Därför lägger vi stor vikt vid

att exempelvis bygga gedigen kunskapsdatabas och att marknadsföra den mot slutanvändare för att minska återkommande incidenter.

Adoption

Adoption innebär att implementera tjänsten i affärsprocesserna. Det ska alltid finnas en plan för ”pre och post roll-out” samt extra användarstöd under utrullningen av en ny tjänst. Snabb respons på användarnas feedback är A och O.