Blogg

Effektivisera SharePoint Online – 5 tips

SharePoint Online är en av de vanligaste intranätslösningarna bland svenska företag. Eftersom SharePoint Online är så anpassningsbart och används olika för olika organisationer är det inte alltid lätt att orientera sig. Vanliga funderingar som användare har handlar om hur de kan anpassa och förbättra sin SharePoint Online-användning. Här har vi sammanställt 5 tips från oss på EdgeGuide för att effektivisera SharePoint Online.

Förstå SharePoint Online

I grund och botten är SharePoint Online en sofistikerad dokumenthanterare med avancerade funktioner för anpassning och utveckling. Alla som använder Microsofts tjänster för att lagra filer använder på något sätt SharePoint – vare sig det är direkt i SharePoint eller via OneDrive. Bland verktygen i Office 365 är SharePoint den specialiserade funktionen för att hantera, öppna, dela och analysera dokument. I kombination med andra Office 365-applikationer kan det då öppna dörren för enkel och effektiv filhantering. Med SharePoint Online handlar det mindre om huruvida något är möjligt och mer om hur lätt något är att skapa.

Ofta finns det dokument i en organisation som involverar flera användare. Då går det också ställa frågan om hur produktions- och kommunikationsprocessen ser ut. Finns det något som hade gjort det nuvarande flödet bättre? Exempelvis att en avisering skickas vid ett i förväg angivet tillfälle eller att kommunikationskedjan automatiskt fortlöper med hjälp av att trycka på en knapp, istället för att t.ex. manuellt e-posta en fil.

SharePoint Online är i många fall den IT-grundpelare som organisationer behöver för att kunna bedriva sin affärsverksamhet på ett effektivt sätt. Eftersom SharePoint är en del av Microsoft 365 finns djupgående stöd för filhantering och kommunikation med Microsofts andra applikationer. Vanligast är Office 365-paketet som innefattar Teams, Excel, Word, bland andra. Även verktyget Planner finns som stöd för organisationer som arbetar med agila projektmodeller. För att maximera användningen av SharePoint Online rekommenderar vi att integrera användningen med så många applikationer som möjligt. Då blir det enklare att bygga upp en lättanvänd och effektiv digital arbetsplats.

Kombinera med Teams

Microsoft Teams fokuserar på kommunikationen, SharePoint Online fokuserar på dokumenten. Kombinationen blir smidiga dokumentflöden med bra kommunikationsvägar. I Teams finns möjlighet för chattar, röstsamtal och videosamtal. Där finns Outlook-adressens kalender, de uppladdade OneDrive-filerna och mycket mer.

I Teams går det fritt skapa kanaler där flera användare kan samlas. Det är lämpligt för organisationer och användare som har flera projekt i luften på samma gång. Att skapa Teamskanaler baserade på t.ex. avdelning, kontor, team, projekt osv. är ett bra sätt att hålla isär olika filer och konversationer, och därmed skapa struktur för de involverade personerna.

Varje kanal i Teams kan även kopplas till en unik e-postadress där varje mejl som skickas dit blir en ny konversation. Det innebär att allt i konversationen kommer finnas kvar, även om användarna själva inte längre är i kanalen – smidigt i projekt där olika personer blir involverade i olika stadier.

Kombinera med OneDrive

Likheten mellan lagring i SharePoint och OneDrive är slående eftersom OneDrive i själva verket är en del av SharePoint. Det innebär att allt som lagras i OneDrive och Office 365 på en teknisk nivå även finns i SharePoint, eftersom OneDrive är en del av Sharepoint. För en slutanvändare medför det dock ingen märkbar skillnad. Detta eftersom filer i OneDrive tillhör den enskilda användaren, filer i SharePoint tillhör tenanten. OneDrive har åtkomstinställningarna satta till att endast OneDrive-mejladressen har åtkomst till lagringen tills något annat anges av användaren. Ett utmärkt sätt att effektivisera SharePoint Online är därför att nyttja både OneDrive och SharePoint för att strukturera filhanteringen.

Rent produktivitetsmässigt rekommenderas att en fil som är personlig eller inte färdigställd att sparas i OneDrive. Om användaren sedan vill dela en fil eller en mapp från OneDrive till SharePoint är det fullt möjligt. Genom att skapa en delbar länk kan filen eller mappen enkelt delas med andra användare. Åtkomstinställningarna till filen eller mappen anges när länken skapas.

Gör det lätt för externa användare

Det kanske lättaste sättet att skapa åtkomst för externa användare är om de autentiserar sig genom att logga in med en e-post kopplad till en Microsoft-domän, dvs. hotmail.com, live.com, outlook.com eller ett Office 365-konto. Eftersom de autentiserar sin inloggning kan därför din organisations administratör ha koll på deras aktivitet och även avbryta deras session när som helst. Behörigheterna för dessa användare kan dessutom anpassas för att ytterligare se till att användningen sker säkert. Det här är ett tryggt och säkert alternativ när det kommer till att dela innehåll från SharePoint till externa användare.

För att förenkla går det även att ha skapat nya konton och mejladresser åt de externa användarna i förväg. Det kan vara en smidig lösning om det är osäkert huruvida användarna har egna Microsoft-konton. Nackdelen är att det kan vara onödigt tidskrävande för personen som behöver skapa dessa konton.

Glöm inte sidstrukturen

En bra utgångspunkt är att försöka hålla allt så rent och intuitivt som möjligt i SharePoint Online-miljön. För mycket information på förstasidan kan lätt överväldiga användarna. Samma sak med att lagra filer på förstasidan – det kan mycket lätt gå från några få utvalda dokument till tusentals filer. Tydliga navigeringsalternativ och -vägar är ett enkelt sätt att förbättra användarupplevelsen. Till det hör att försöka få innehåll som är relevant för alla användare att vara synligt för alla användare – men så lite annat som möjligt.

Ett bra, men även säkert, sätt att behålla en ren förstasida är att anpassa behörigheterna för användare till att bara kunna läsa innehåll på de flesta sidorna. Det finns ofta inget behov för alla användare att kunna ändra innehåll på t.ex. förstasidan. Låt därför endast de som ansvarar för den kontinuerliga innehållsuppdateringen ha behörighet att ändra innehåll där och på motsvarande sidor.

Att använda metataggningar är ett smart sätt att kategorisera och definiera filer i SharePoint Online. Dels så gör det sökningar lättare och dels så gör det kategorisering lättare, men det är under förutsättning att det finns ett ramverk för hur saker ska indelas. Möjligheten att tagga filer gör också att det kan vara en bra idé att ha färre mappar och mer genomgående metataggning. Det blir då färre mapplabyrinter och hjälper även till att hålla strukturen tydlig, vilket förenklar för användarna. Att ange metataggar kan ställas in som krav för användare när de lägger till filer i SharePoint Online.

 

Om du vill ha fler tips och läsa mer om att effektivisera SharePoint Online kan du hämta vår whitepaper som är mer omfattande. Ange din mejladress här så skickar vi dig en nedladdningslänk.