Return on Investment förklarat
Blogg

ROI inom IT

Vad är ROI?

ROI (Return On Investment, på svenska räntabilitet) räknas ut med den enkla formeln (Nuvarande värde – Kostnad) / Kostnad och uttrycks i procent. Om det nuvarande värdet är 101 och kostnaden var 100 blir uträkningen 101 – 100 = 1 / 100 = 0,01. ROI är alltså 0,01 – det vill säga 1 %.

Vad som är en hög eller låg ROI beror på syfte och kontext, och det finns inget universellt riktvärde som avgör vad som är en bra räntabilitet. Ofta så avses en IT-investering att på sikt växa. Därför kan det ta tid innan investeringen lönat sig, och är ännu en anledning till att varje projekt är unikt. Det är en av huvudanledningarna till att ha en tydligt definierad projektmodell, som innefattar en prognos för vilken räntabilitet som är att vänta.

En artikel presenterar att en fjärdedel av IT-projekt misslyckas helt, att hälften behöver omarbetas och att över en femtedel får en låg ROI. Vidare presenteras att större projekt (>$1 miljon) löper större risk att misslyckas än mindre projekt (<$350 000). Sammantaget finns det flera anledningar till varför beslutsfattare i större organisationer kan vara tveksamma till investeringar.

Enligt artikeln ovan bottnar misslyckandet för många projekt redan i det strategiska. Det kan vara lätt att förklara bort ett misslyckande genom externa omständigheter eller på faktorer bortom ens kontroll. Därför, som hävdas i artikeln, gäller det att komma ihåg att ekosystemet som projektet utfördes i fortfarande kvarstår. Och därför är det viktigt att analysera varje projekt, oavsett utfall.

En viktig poäng betonas är att själva vägen till ett mål är avgörande för att målet ska kunna uppnås. Fokus bör alltså inte bara vara på målet i sig, t.ex. när ROI når en viss procent. Därmed bör både beslutsfattare och slutanvändare kunna mötas för att diskutera förutsättningar och behov. Eftersom stora projekt många gånger kommer med en hög komplexitet så krävs ett gediget bakgrundsarbete och alternativa handlingsplaner.

Finns exempel på ROI för IT-projekt?

Ett projekts ROI bör inte ses som garanti eller baseline för ett projekt som har andra förutsättningar, men ett projekt ska inte heller utformas i ett vakuum. Som med konkurrensanalyser; de är bra, men är endast givande när relevanta datakällor jämförs.

  • En studie utvärderade ett tvåårigt projekt gällande en organisations enterprise resource planning (ERP). Där utvärderades en organisations IT-satsning utifrån ett kostnads-nyttoperspektiv med bas i materiella, kvasimateriella och immateriella vinstpotential. Studien konstaterade 2 % ROI per år för organisationen. ERP-satsningen konstaterades vara ”influential” och diskuterades ha stora fördelar för organisationen, även om räntabiliteten inte var särskilt hög under den undersökta perioden.
  • En undersökning publicerad 2019 av Microsoft utförd av Forrester riktades specifikt mot Microsoft Teams. Där undersöktes den sammanlagda ekonomiska påverkan (Totalt Economic Impact, TEI) av applikationen utifrån en mängd undersökningar och företagsdata. För de undersökta företagen rapporterades 832 % ROI. Kostnaden för Teams-implementation rapporterades vara $3,2 miljoner, och förtjänsten efter 3 år rapporterades vara $30,3 miljoner. Efter cirka 6 månader med en fungerande lösning hade initiativ-, implementations-, och licenskostnader tjänats in. IT-avdelningar använde främst Microsoft E5-licenser och kundsupport hade huvudsakligen F1-licenser. Teams hade även integrerats med övriga 365-applikationer och Skype for Business migrerades till Teams. Teams-integreringen skedde först när övriga 365-applikationer implementerats.
  • En motsvarande rapport som den ovan publicerades 2018 men gällde Microsoft Flow och PowerApps. I den rapporten noterades att räntabiliteten efter 3 år i snitt var 362 % för företagen som implementerat lösningarna. Efter tre månader hade uppstartskostnader betalats igen. Efter tre år hade i snitt $3,5 miljoner sparats genom minskade IT-kostnader och drygt $91 000 sparades från minskat användande av tredjepartsapplikationer. $5,3 miljoner hade dessutom tjänats via bättre affärsflöden.

Är det skillnad på ROI för olika system?

Det finns tecken på att det är viktigt att se till vilken avdelning som påverkas mest av ett IT-projekt när det kommer till ROI. En rapport från Forrester utvärderade ROI för olika SaaS-plattformar och gjorde skillnad på appliceringsområde.

CRM-systemHR-systemIT-administration
ROI år 1-8 %-6 %-22 %
ROI år 520 %26 %2 %
Tid för att bli lönsam12-24 månader12-24 månader>24 månader

 

I diskussionen om varför det är skillnader mellan olika SaaS-system konstateras det vara ett väntat resultat med tanke på antalet slutanvändare av respektive system. En viktig faktor för ROI är användbarheten och andelen aktiva användare. Med färre användare – som är troligt i fallet med IT-administrationssystemet – kommer en user adoption-strategi inte kunna bli lika lönsam jämfört med ett CRM-system som lär ha många fler användare.

Bortsett från ROI – vad tycker användarna?

En mycket viktig fråga gäller vilka som påverkas av ett IT-projekt. Inom ämnet finns flera studier som pekar mot vikten av att ta hänsyn till hur den dagliga användningen bland slutanvändarna ser ut, och att utifrån det anpassa ett IT-projekt så långt det är möjligt.

En undersökning har hittat signifikanta korrelationer mellan ett IT-systems skattade användbarhet, lätthanterlighet, användarnas avsikt att använda IT-systemet och den sociala kulturen inom organisationen. Korrelation innebär förstås inte kausalitet, men det påvisar åtminstone ett samband mellan användarnas attityder mot IT och organisationens sociala klimat. Det kan i förlängningen öppna för spekulationer om att verksamheter som kommunicerar väl och har en öppen kultur kan få anställda mer mottagliga och öppna för större IT-förändringar.

Den skattade lätthanterligheten av ett IT-system har setts korrelera med systemets skattade relevans för arbetet. En tolkning av det är att en IT-förändring som väntas förbättra vissa användares arbete, som kommunicerats till de berörda användarna, kan få effekten att både inlärningen och hanteringen upplevs som enklare.

Ett ERP-projekts komplexitet har visats samvariera signifikant med användares upplevda stress av arbetets IT-användning, där högre komplexitet också innebär högre stress. Men hastigheten för implementationen visades också vara en signifikant prediktor för IT-stress. En förlängning av det är att det är viktigt att kommunicera projektet och dess syftet. Att dela upp projektet i mindre steg kan göra det mindre överväldigande och komplext.

Vad är kontentan?

Sammanfattningsvis är kommunikation och stegvis implementation avgörande för att IT-projekt ska lyckas och därför kunna generera en bra räntabilitet. Ifrågasättande användare kommer ta längre tid innan de nyttjar förändringen, vilket i sin tur kan få konsekvenser för projektets ROI. Om en förändring inte anses motiverad kan användarna göra motstånd – något som inte är ovanligt för större IT-projekt. En konsekvens av det är att projektet därför påverkar organisationen negativt, till följd av de förändrade rutinerna. Det kan i sin tur leda till försämrat socialt och arbetsmässigt klimat, och kan i värsta fall resultera i uppsägningar.

ROI är bara generaliserbart till ekosystemet i vilket ett projekt utförs. Olika typer av system och projekt har olika förutsättningar. Om syftet är att ha en framtidskompatibel administrationsplattform bör räntabiliteten rimligen väntas vara lägre än om det är ett byte av säljsystem där syftet är att spara in på licens- och tredjepartskostnader.

Projektledning och user adoption är två nyckelord som bör hållas centrala i varje IT-projekt. På papperet kan det verka som solklar vinst, men det gäller att beakta många perspektiv för att försäkra det ska bli så.