Bild – arbete på distans
Blogg

Guide: Skapa bra rutiner för arbete på distans

COVID-19, Coronaviruset, har minst sagt fått stora konsekvenser. En väldigt tydlig följd är att många som haft möjlighet att arbeta hemifrån måste göra det. Det innebär att de som inte redan haft hemmakontor behövt använda sovrum, vardagsrum, badrum, kök och så vidare, som arbetsyta. Pandemins utveckling verkar ännu oklar. Och även när det värsta är över kan det fortfarande innebära att aspekter av det förändrade arbetssättet vi ser idag kan bli kvar. Det finns anledning att bevara delar av distansarbete – vare sig om det är för att hindra smittospridning eller för att distansarbete av andra anledningar är att föredra. En ökad öppenhet mot arbete på distans medför stora fördelar. Det finns även tecken på att det ligger i större företags intressen att låta anställda arbeta hemifrån.

Om du tillhör en organisation där du arbetar eller har arbetat på distans så är det viktigt att det göra på rätt sätt. Det handlar om att ha ett arbetssätt som gynnar både den anställde och verksamheten. För att sätta igång är det bra att etablera en rutin om hur distansarbete bör gå till. Och även om en sådan rutin redan finns är det värt att jämföra olika metoder.

Kom igång med arbete på distans

Enligt en guide från We Work Remotely (WWR) är det första steget att öppna upp för att arbete de facto kan ske hemifrån. Det innebär att definiera grundläggande förutsättningar för hur det ska göras. WWR menar att det skapar en enhetlig och genomgående standard för alla anställda som arbetar på distans. Ett sådant rutindokument bör tydliggöra förväntningar och vad som krävs för att arbeta på distans. Det gör att en anställda inte behöver fokusera på det praktiska runt distansarbetet, eftersom de vet – eller kan läsa sig till – vad som gäller.

En annan guide från WWR djupdyker i konsten om att skapa effektiva arbetsgrupper och etablera fungerande kommunikationsvägar. En avgörande del där är förstås hur ledning och chefer kommunicerar med anställda. Är det fritt fram att ringa? Ska det ske det via schemalagda och återkommande möten? Bör kameran vara påslagen under enskilda möten eller gruppmöten?

Råd från Ivy League

Harvard Business Review har skapat en guide för hur chefer på ett effektivt sätt kan hjälpa anställda till att bibehålla produktiviteten. Guiden menar att effektivt arbete på distans börjar med rätt teknik. E-post räcker inte – och med hjälp av till exempel video så behöver den sociala delen från möten inte gå förlorad. Videomöten för mindre grupper är effektivt för att kunna läsa av icke-verbala signaler, som ansiktsuttryck, för att få reaktioner och feedback. Utöver det så kan det hjälpa att minska risken för att en anställd ska känna sig ensam eller isolerad.

Video är extra värdefullt när det kommer till känsliga eller komplexa ämnen. Det går då direkt att diskutera detaljer eller be om vidare förklaringar. Det är delar som inte är möjliga att hantera på samma sätt över e-post eller via röstmeddelanden. Harvard Business Review ger också rådet att möjligheten till omedelbar återkoppling är väldigt viktigt. Möten, oavsett via video eller röst, är därför bra när det kommer till ämnen och projekt som kan behöva vidare diskussion omedelbart.

Kärnan i allt det här är att ha rutindokument och guider för hur den tekniska plattformen kan och ska användas. EdgeGuide rekommenderar Microsoft Teams som bas för både små och större företag. För Office 365 så är ett exempel att det är viktigt att skapa riktlinjer för hur mycket och vilka typer av kommunikation som sker via e-post och vad som sker i Microsoft Teams-chatt och -konversationer. De som använder Skype bör ha i åtanke att Microsoft inte längre kommer ha stöd för Skype for Business efter juli 2021.

En bra arbetsyta

Alla har olika hem, eller distansarbetsytor, men gemensamt för de flesta välfungerande arbetsytorna är att det är bekvämt och tyst. Vissa flyttar runt med sin dator från ställe till ställe, medan andra rekommenderar att ha en avsedd kontors-/arbetsyta. Microsofts vice VD Jared Spataro hävdar att det är viktigt att ha en avsedd yta för arbete i hemmet vid arbete på distans. Dels för att själv lättare komma in i arbetsmentaliteten men även för att signalera till andra att inte störa. Var själva ytan är spelar mindre roll, så länge platsen främjar fokus. Och eftersom Microsoft Teams nu kan dölja bakgrunder i möten så behöver oordning i rummet inte vara ett problem.

Kommunikation handlar om mer än att stämma av med anställda eller chefer

Det är helt avgörande att komma fram till hur och när kommunikation ska förekomma. Spataro menar att dokumentation är en av de mest centrala delarna vid arbete på distans. Hög dokumentationsnivå i ett team tyder nämligen på ett effektivt arbetssätt. Spataro rekommenderar att göra uppdateringar, dela resurser och hjälpas åt med idéer och reflektioner i arbetslagets Teamskanal. På så vis känns det som att avståndet till medarbetarna minskar och stämningen kan hållas fortsatt hög – även utan en fikarast i samma rum. Dessutom finns ju innehållet i Teams kvar, så det går alltid söka efter det i framtiden.

Harvard Business Review föreslår en tydligt definierad syn på avstämningar och dagliga möten. Tidskriften menar att återkommande möten är bra för att anställda på så vis vet vad de har att vänta, och lättare kan förbereda sig inför mötena. Om avstämningar bör ske individuellt eller i grupp beror däremot från fall till fall. För team som jobbar tätt kan gruppmöten vara mer givande, men för de som jobbar mer oberoende kan enskilda möten vara bättre. Det viktiga är att anställda känner sig lyssnade på och trygga med att vara öppna med frågor som till exempel arbetsmiljö.

Börja med med webbmöten

Konferensrum syftar numera oftare till digitala mötesrum, snarare än en fysisk lokal. Därför gäller det att göra möten till en så bra erfarenhet som möjligt – att försöka ta det goda från fysiska konferensrum och anpassa det till digitala sådana. Det kan hjälpa till att skapa god sammanhållning samt hög produktivitet.

I Microsoft Teams finns möjlighet att öppna konferensrum online för hela Team eller inom kanaler. För att skapa en trivsam social stämning kan det vara värt att ha som rutin att ha kamera påslagen vid den här typen av möten, menar Spataro. Det tar även bort känslan av att prata in i en skärm.

Se till att möten online inkluderar alla

Digital kommunikation kryllar av missförstånd. Klumpiga uttryck, misslyckade skämt, meddelanden tagna ur kontext, och så vidare. Det gör att det kan kännas svårt att veta vad som är lämpligt att säga. Därför är en trygg arbetsmiljö viktigt, och i fallet med digitala möten måste arrangörerna se till att ställa frågor ofta och uppmuntra deltagare att lämna feedback. Att ta minipauser för att stämma av med lyssnarna är ett sätt att se om alla är med. Att använda chatten under presentationer är ett bra sätt att kontinuerligt kunna se att allt går som det ska.

Vikten av inspelade möten

I Microsoft Teams finns den värdefulla funktionen att spela in möten. Det är en smidig funktion dels för personer som kanske inte kunnat delta vid ett möte, men även för att kunna gå tillbaka och ta del av ett samtal vid ett senare tillfälle. Eftersom det kan bli många möten om dagen är inspelade möten ett sätt att kunna spara information. Det hjälper även andra att ta del av informationen. Ett inspelat möte laddas automatiskt upp till Microsoft Stream och kan ses där. Dessutom autogenereras undertexter, men som det ser ut i juli 2020 finns bara stöd för engelska undertexter. Det hindrar dock inte algoritmen från att försöka transkribera svenska, och det kan i vissa fall leda till ganska komiska ordföljder.

Etablera rätt förväntningsnivå

Harvard Business Review betonar vikten av att ha lämpliga förväntningar för att distansarbetet ska gå effektivt och fungera väl. Det byggs bäst genom tydlig kommunikation och ömsesidig förståelse av förväntningarna. Det kan gälla något så enkelt som att medarbetare vet när på dagen som någon är mer eller mindre tillgänglig och vilka kontaktsätt som passar. Det lägger grunden för att kommunikation ska ske på ett fördelaktigt sätt.

Var social trots arbete på distans

Släpp fokus från jobbet ibland och umgås förutsättningslöst med kollegorna. Ha en after work, en fikaträff eller en hälsning innan arbetsdagen. Släpp arbetet och lär känna varandra. Det är mycket värt för sammanhållningen i en grupp och att andra får en chans att få inblick i hur någons situation ser ut. Vissa kanske njuter av att inte vara på ett kontor, medan andra klättrar på väggarna. Att dela med sig av sina upplevelser gör det lättare att skapa en långsiktighet.

EdgeGuide finns redo att bistå om ni vill komma igång med distansarbete. Vi kan hjälpa till med allt från tekniska förutsättningar till användarstrategier, i Microsoft Teams, SharePoint Online eller för hela Office 365. Skriv en rad till oss via vår kontaktsida så återkommer vi inom kort!