Bild - distansarbete produktivitet
Blogg

Distansarbete påverkar produktivitet och välmående

I spåren av COVID-19 har distansarbete blivit något av ett nytt normalläge. De drastiska åtgärderna som krävts för att stoppa smittspridningen har tvingat arbete hemifrån att bli vardag för många. Utifrån de förutsättningarna så har organisationer undersökt hur distansarbete påverkar anställda och produktivitet. Det finns även tecken som tyder på att storföretag undersöker långsiktiga möjligheter för distansarbete. En klar fördel med det är att exempelvis kontorskostnader då kan sänkas.

Men den starkare anledningen till att driva frågan om arbete på distans handlar om verksamhetsdriften – samt hur anställda mår av distansaspekten. Det väcker i sin tur frågor som rör organisationens resultat och långsiktiga stabilitet.

Fördelar med distansarbete

Plattformen Airtasker utförde en undersökning bland cirka 1000 heltidsarbetare, där över hälften arbetade på distans. I resultatet av undersökningen konstaterade Airtasker att distansarbete visade på högre produktivitet än för de som inte jobbade på distans. Resultaten innefattar:

  • Distansarbetarna jobbade 1,4 dagar mer än kontorsarbetarna varje månad. Det motsvarar nästan 17 arbetsdagar per år.
  • Distansarbetarna tog längre raster än kontorsarbetarna (22 mot 18 minuter), men distansarbetarna jobbade i snitt 10 minuter längre per dag.
  • Kontorsarbetarna var icke-produktiva under 37 minuter per dag, medan distansarbetarna var icke-produktiva under 27 minuter. Lunch och raster inte medräknat.
  • 15 % av distansarbetarna kände att chefer distraherade i utförandet av arbetsuppgifter, medan 22 % tyckte det bland de som jobbade på kontoret.

Innan coronapandemin krävde många arbetsgivare att arbete skulle utföras på ett anvisat kontor. Delvis för att det sagts uppmuntra produktivitet, samarbete, kamratskap och att anamma ett företags kultur. Det är skäl som inte bör förringas. Men det finns tydliga tecken på att mål även kan uppnås med distansarbete – och i vissa fall att det blir både billigare och bättre.

Nackdelar med distansarbete

En mindre positiv sida av distansarbete är att arbetare ofta upplever mer stress, och ökad svårighet med att balansera arbetstid och privat tid. Den ökade stressen är vad som innebär ökad produktivitet. Men det står på bekostnad av övrig balans, eftersom det är svårare att mentalt stänga av och släppa taget. Med ökad popularitet för och öppenhet mot distansarbete kan däremot organisationer börja tackla sådana utmaningar. American Psychological Association argumenterar att det finns fördelar med att arbeta hemifrån, men argumenterar att det krävs en stöttande och förstående arbetsgivare.

Ju mer flexibilitet som tillåts i var arbete sker, desto mer krävs att regler och attityder anammar ett flexibelt arbetssätt. Det inkluderar förstås att ha tydliga riktlinjer som distansarbetare kan förhålla sig till för att inte riskera obalans. Ökad produktivitet till följd av stress leder till kortsiktig vinst, men kan på längre sikt bli dyrt för både organisation och individ. Det är ett starkt skäl till varför organisationer bör prioritera att skapa riktlinjer för hur distansarbete ska utföras.

Borde distansarbete återgå till kontoret?

Valet om att fortsätta med distansarbete eller inte vilar inte enbart i händerna på arbetsgivaren.

Arbete på distans var på gång även innan den ytterligare knuffen kom av COVID-19, enligt en rapport från Hackernoon. De menar att mängden distansarbetare har ökat med 159 % under det senaste decenniet. Enligt Hackernoon har arbetsgivare även noterat en ökning i arbetsmoralen med 90 %. Driftkostnader kunde minskas med 77 % och antalet sjukdagar minskade med 50 %. Distansarbetarna var med 57 % högre sannolikhet nöjda med sina jobb samt den upplevda arbetsinsatsen. De upplevde även lägre nivåer av stress.

University of Chicago publicerade en undersökning som gjordes i mars, när åtgärder för coronapandemin började vidtas. Undersökningen visade att en tredjedel av alla jobb i USA – motsvarande 44 % av landets löner – kan göras lika enkelt och effektivt på distans som på ett kontor.

Vad visar undersökningar?

Företaget Buffer har cirka 85 anställda, och alla jobbar på distans. I deras undersökning år 2019 noterades att 99 % av svaranden angav att de ville fortsätta jobba på det sättet under resten av deras arbetsliv. Det var en ökning med 9 % från året innan.

En artikel från World Economic Forum utvärderade om anställda drar nytta av att arbeta på distans. Data hämtades från Technology and Operations Management Unit vid Harvards universitet. Forskare hade där undersökt utfallet av initiativet av USAs patentverk (Patent and Trademark Office) som implementerat möjligheten att arbeta på distans. Det kunde konstateras att flexibiliteten med distansarbete innebar 4,4 % i ökad produktivitet jämfört med möjligheten att ha flexibla arbetstider, men kontoret som arbetsplats.

Tim Minahan från Citrix uppger för CNBC Make It att anställda tillbringar i snitt 65 % av sin arbetstid på kringliggande uppgifter samt i möten. Cirka 20 % av arbetsdagen går åt till att söka efter information. Endast 15 % av tiden – i snitt 1,2 timmar per dag – läggs på meningsfulla uppgifter och det som en person anställdes för att göra. Minahan menar att många specialister och högutbildade på sätt och vis har omvandlats till arbetsmyror. Med pendlingstider, distraherande moment och sidouppgifter blir anställda allt mer stressade och allt mindre produktiva.

Hur ser framtiden ut?

En artikel från CoinDesk noterar att samhället håller på att ta ett fundamentalt steg i och med att arbetsplatsen flyttas till hemmet. Jennifer Christie, som ledde Twitters initiativ om att arbeta på distans i mars, menar att det här kan betraktas som den fjärde industriella revolutionen; att det är ett kritiskt steg mot att använda ny teknologi för att arbeta.

CoinDesks undersökning uppskattar att arbete motsvarande 48 % av USAs bruttonationalinkomst år 2019 på 17,8 biljoner kan genomföras på distans. Det gäller en mängd branscher som baseras på IT-system och digitala tjänster. Exempelvis finans- och IT-sektorerna, olika typer av myndighetsarbete och liknande.

En rapport från The Centre for Economics and Business Research indikerar att distansarbete är positivt, både för organisationer och anställda. Rapporten menar att distansarbete kan bidra med 2,6 biljoner dollar i USA. Det skulle innebära en ökad bruttonationalprodukt med 10 %. En stor del av den ökningen kommer från möjligheten att anställa personer som kan arbeta på distans men som inte tidigare haft den möjligheten.

Slutsatsen – produktivitet och distansarbete

Sammanfattningsvis så finns det goda skäl att utforska möjligheterna med distansarbete. Steget mot ökad flexibilitet är en fördel för både organisationer och anställda – men bara om det implementeras på rätt sätt. Vikten av att ta fram rutiner och dokument är kritiskt för att distansarbetet ska bli gynnsamt på lång sikt. Riskerna med att inte nyttja distansarbete på ett hållbart sätt är bland annat ökade stressnivåer och gradvis minskad produktivitet.

På EdgeGuide så är vi medvetna om dessa delar. Därför arbetar vi hårt för att hjälpa våra kunder att skapa en hållbar distansarbeteskultur i Office 365. Det kan handla om att vi förkortar processflöden med automatiseringar. Det kan även handla om att vi tar fram manualer och mål för slutanvändare. Oavsett om det gäller tekniska eller användarmässiga delar så finns vi redo för att vägleda din organisation. Skriv till oss så kan vi hjälpa er att komma igång med Office 365, SharePoint Online, Microsoft Teams eller med att utvärdera förutsättningar kring distansarbete.

Som vidare läsning distansarbete så rekommenderar vi den här artikeln.