Blogg

20 tips för Microsoft Teams

Microsoft Teams har vuxit enormt sedan applikationen släpptes 2016 – funktioner har kommit och gått. Här en lista över tips som kanske inte är helt uppenbara vid en första anblick. Att använda dessa tips kan underlätta hur Teams hanteras vid både enkel och mer avancerad användning.

Skicka e-post till en Teams-kanal

Varje kanal har en egen e-postadress. Det innebär att mejl kan skickas från t.ex. Outlook till Teams för att kommuniceras direkt till en kanal. Det är en snabb och enkel lösning för att meddela alla i en kanal utan att behöva lämna e-postklienten eller kopiera och klistra in innehåll i Teams-applikationen.

Klicka eller tryck på de tre prickarna vid en kanal för att se fler alternativ. Där går det kopiera e-postadressen till kanalen. Adressen kan sedan klistras in i mottagarfältet. Det går även svara på mejl som kommit till en kanal, och är också möjligt att se originalmejlet om det är för stort för att se i Teams-flödet.

Använd kommandon från sökfältet

En annan rätt så okänd funktion är möjligheten att använda kommandon från sökfältet. Exempelvis går det ta del av de senast använda filerna genom att skriva /filer i sökfältet.

För att få hjälp så är det bara att skriva /hjälp så kommer du till hjälpsidan där det finns olika typer av hjälp och instruktioner för att använda Teams.

Det finns en stor mängd kommandon. Ta det av hela listan här. För att komma igång är det bara att ange ett snedstreck i sökfältet.

Lägg till taggar till ett Team

Taggar kan användas som ett sätt att snabbt nå alla som tillhör en viss kategori. Det går själv att ange vilka som ska finnas i vilken kategori. Taggar kan användas helt fritt för att dela in personer i kategorier som kan vara lämpliga att ha inom organisationen, t.ex. baserat på tjänst eller kontor. För att gör ett omnämnande till alla som har en viss taggning så räcker det att göra ett @omnämnande till taggen i konversationsflödet för att alla med den taggen ska få en avisering.

Om din organisation tillåter taggar att används så går det skapa genom att klicka på de tre punkterna bredvid ett team. Välj alternativet Hantera taggar för att skapa en tagg och ange vilka som ska associeras med taggen.

Testa även att skriva en tagg i mottagarfältet när du ska skicka ett nytt chattmeddelande. Alla namn som har den taggen kommer automatiskt dyka upp som mottagare.

Flytta ut chattar och möten

En ny funktion som lanserats efter ungefär halva 2020 är möjligheten att lyfta ut en chatt eller ett möte. Det innebär att det går chatta med en person eller ha ett möte utan att hela Teams-vyn används till just det. Alltså går det ha exempelvis både en chatt och ett dokument öppna samtidigt. Fönstret kan flyttas och anpassas i storlek, och kan stängas om det inte används. Smidigt och bra.

Använd flera instanser av Teams

Ibland kan det vara av hjälp att kunna byta mellan flera instanser av Teams, exempelvis för att kunna ha översikt över flera kanaler samtidigt eller för att använda olika konton. Att flytta ut ett chattfönster kan hjälpa, men att ha två instanser samtidigt ökar flexibiliteten avsevärt.

Ett av de lättaste sätten att använda två instanser är att via en webbläsare logga in på teams.microsoft.com och ha en andra instans via skrivbordsklienten.

För att göra det ännu enklare går det spara en länk till Teams-webbplatsen i menyraden/aktivitetsfältet. I Google Chrome görs det via menyraden via de tre prickarna långt uppe till höger. Under alternativet Fler verktyg går det välja Skapa genväg. Namnge sidan som ska sparas (t.ex. Chrome/Edge Teams) och dra den sedan till önskad plats.

Spara viktiga meddelanden till senare

När det kommer chattmeddelanden som är viktiga eller minnesvärda så är spara-funktionen helt rätt.

Ett alternativ är att ett redan läst meddelande kan markeras som oläst igen. Det görs enklast via menyn från de tre prickarna i högra hörnet av chattmeddelandet. Då lyser chatten i fetstil, precis som vanligt när det kommer ett nytt meddelande och när en chatt har olästa meddelanden. Ett besök i den chatten kommer dock markera alla meddelanden som lästa. Det gör den här metoden mindre tillförlitlig om det exempelvis var ett äldre meddelande som behövde sparas.

Istället kan då spara-funktionen vara behjälplig. Den finns i alternativmenyn som nås via de tre prickarna vid ett chattmeddelande. Att klicka på ”Spara det här meddelandet” gör att meddelandet kommer dyka upp i din samling för sparade objekt. Den hittas via profilmenyn som hittas genom att klicka på ens bild längst uppe till höger, och sedan under alternativet Sparat.

@Nämn en användare, ett team eller en kanal

Ett @omnämnande är ett sätt att få uppmärksamheten av en specifik person eller grupp. Det gör att de kommer få en avisering om att du nämnt dem. Det fungerar bland annat i konversationer, kommentarer och gruppchattar. Börja bara skriva @ och följ utan mellanslag upp med bokstäver. I listan som dyker upp kan du klicka på namnet eller gå nedåt med piltangenterna och välja vem som ska @nämnas. Det fungerar lika bra för enskilda personer som med team eller hela kanaler.

Bakgrundseffekter i Teamsmöten

En av funktionerna som lanserades under våren 2020 är att använda bakgrundseffekter i Teams. Det är ett sätt att dölja miljön runt dig, exempelvis om det kan finnas privat information eller om omgivningen ser icke-representativt ut. Det finns tre alternativ att välja på: suddig bakgrund, en Microsoft-bakgrund samt en egen bakgrundsbild.

I ett Teams-möte finns möjlighet att slå på eller stänga av bakgrundsalternativet. Det görs via alternativraden under ett möte. Tryck på de tre prickarna och välj alternativet ”Bakgrundseffekter” i menyn som dyker upp. Det går även att lägga till egna bilder, som då hamnar i samma lista som Microsofts standardalternativ.

Fäst det viktiga

Kanaler och chattar som är viktiga eller ofta besökta kan fästas. Det är en funktion som gör att det som fästs alltid kommer synas högst upp i listan – även om nya chattmeddelanden från andra chattar kommit in. Därför är det ett sätt att alltid ha lättsam tillgång till en chatt eller kanal.

Gå bara till chatten eller kanalen som ska fästas, klicka på de tre prickarna för att se alternativ och välj knappnålsikonen där det står ”fäst”. Om en kanal eller chatt inte längre ska vara fäst finns i alternativmenyn alternativet ”Plocka bort”. Den här funktionaliteten fungerar på motsvarande sätt och med samma metod för både chattar och kanaler.

Lägg till och anpassa appar i Teams

Det finns 4 ställen som appar kan läggas till på.

  • Den vänsta huvudmenyn.
  • I en flik i en chatt.
  • I en flik i en kanal.
  • Menyn vid fritextfältet för ett chattmeddelande.

Appar i vänstra huvudmenyn

Det vanligaste alternativet är antagligen att lägga till appar i den vänsta huvudmenyn i Teams. Tryck på de tre prickarna för att få upp ett urval av appar att lägga till. Via sökfältet går det söka efter andra appar. Tryck på den önskade appen så hamnar den i vänstermenyn. Högerklicka på ikonen och välj ”Fäst” för att den ska vara kvar i menyn även när appen stängts.

Appar i en flik i en chatt

Appar är inte begränsade till kanaler eller team. Det går ange en app för en specifik chatt – både i enskild chatt och gruppchatt. Gör det genom att trycka på plus-tecknet till höger om kontaktens namn och ange vad den nya fliken ska länka till.

Det går även att lägga till specifika dokument som flikar, vilket gör det lätt att komma till ett specifikt dokument. Det är smidigt t.ex. om det besöks ofta.

Appar i en flik i en kanal

Att lägga till en app i en kanal är nästan precis som att lägga till en app i en chatt. Tryck på plus-tecknet till höger om kanalnamnet och sök efter det som ska läggas till som en app. Det går även i kanaler att ange enskilda filer som flikar. Om en app eller en fil ska länkas i fliken beror helt på användning och syfte.

Appar i menyn vid fritextfältet för ett chattmeddelande

Vissa appar kan lägga till innehåll direkt i en chatt eller i fritextfältet. Under fritextfältet för ett meddelande finns tre prickar. Genom att klicka på de tre prickarna går det att söka efter appar. Det finns en mängd olika appar och funktioner att utforska.

Det går även att skriva ett @ i chatten. Genom att välja alternativet ”Hämta robotar” går det samla, hämta och dela information från appar och robotar.

Tangentbordstips för Teams

Att hålla händerna på tangentbordet känns mer effektivt och underlättar snabb hantering. För att förenkla användningen så finns flera genvägar för Teams som utför olika åtgärder. Några som är lite extra smidiga är samlade nedan.

Under möten

  • Ctrl/Command (Windows/Mac) + Shift + M = Stäng av och starta mikrofonen i ett möte.
  • Ctrl/Command + Shift + O = Stäng av och starta kameran i ett möte.

Dessa två första kommandon är framför allt värdefulla under möten eftersom det nästan omedelbart kan stänga av mikrofon eller kamera, om det är så att något plötsligt skulle hända. Att snabbt trycka på tre tangenter går många gånger snabbare än att leda muspekaren till kamera-/mikrofonknappen för att starta eller stänga av.

I Teams chattvy

  • Ctrl/Command + N = Ny chatt.
  • ^ (Piltangent uppåt) i en chatt = redigera det senast skickade meddelandet.
  • Ctrl/Command + O = Bifogade en fil.

Dessa tre kommandon är framför allt värdefulla för de som har många chattkonversationer i Teams. Att trycka på piltangenten upp är kanske extra smidigt för att det sparar in två klick med musen.

För att navigera i Teams

  • Ctrl/Command + 1/2/3… = Gå till alternativ baserat på den vänsterställda menyraden. 1 = Aktivitet, 2 = Chatt, 3 = Teams, och så vidare.
  • Ctrl/Command + E = Gå till sökfältet.
  • / i sökfältet = Se lista över möjliga kommandon och åtgärder.

Att förenkla navigeringen är vad dessa tre kommandon är till för. Bara att med två tangenter kunna byta till kalendervyn och lika snabbt tillbaka till chatten eller till filer är utmärkt när t.ex. ett möte ska planeras. Kommandot för att gå till sökfältet kan dessutom direkt följas upp med ett snedstreck för att omedelbart se kommandolistan, vilket gör det väldigt lätt att ändra sin Teams-status eller använda något annat kommando.

Uttryck dig

  • :text i en chatt listar emojier som matchar ordet som står efter ”:”.
  • Ctrl/Command + . = Visa fullständig lista över tangentbordsgenvägar.

Att bli bekväm med genvägar i Teams är kul och effektivt. Att det går släppa loss lite extra genom att utforska olika emojier kan dessutom göra chattkommunikationen lite mer personlig.

För fler tips om Microsoft Teams så kan du se vårt inspelade webbinarium här.

Magnus Roos

Magnus är copywriter med erfarenhet inom översättning och it. Med bakgrund i psykologi och brinnande intresse för språkets magi var steget till marknadsföring naturligt.