Microsoft Teams har blivit ett av de främsta sätten för organisationer att samarbeta och kommunicera. Både för arbete på kontor och på distans.

Den välkända organisationen Gartner presenterar i en whitepaper sina rekommendationer för hur Microsoft Teams på ett effektivt sätt implementeras och används inom enterpriseorganisationer. Gartner menar att Teams är grundläggande för att få en välfungerande digital arbetsplats och för att skapa hållbara arbetssätt.

Applikationen Teams, som är en del av Microsoft Office 365, har snabbt blivit en oumbärlig del av applikationssamlingen i Office 365. Och trots att Teams är en del av Office-paketet så förekommer ändå ofta skugg-IT – alltså användningen av ej officiellt godkända programvaror. Vanligast är chattklienter och meddelandetjänster för att kommunicera på andra sätt än via e-post. Skugg-IT av den typen visar att det finns en vilja att ha andra kommunikationsvägar än e-post.

Gartner råder att de som använder Office 365 även bör börja använda Teams, men på ett planerat och strukturerat sätt. Gartner rekommenderar sitt ramverk som de kallar för ACME. ACME står för Activity, Content, Motivation och Enabling technology.

Inför utrullningen av Teams

Det viktigaste när det kommer till att optimera Teams-användningen är att nyttja alla bitar som applikationen har. Det kan vara mer effektivt att bara använda Teams än att ha många programvaror som utför delar som Teams redan kan hantera.

Gartner framhåller att det är viktigt att organisationer identifierar de programvaror som anställda använder för att på daglig basis utföra sina arbetsuppgifter. Det handlar om applikationer som behövs för att kommunicera, samarbeta, skapa och administrera inom sitt arbete. För att skapa innehåll, informationssöka, driva och samarbeta i projekt, delta i givande möten, och behålla strukturen används i dag många hjälpmedel. Inte sällan så är det helt olika applikationer som inte heller nödvändigtvis fungerar väl med övriga applikationer.

Gällande just detta så menar Gartner att Teams är något av en grundpelare för ett välfungerande så kallat arbetsflödessamarbete.

Produkter som underlättar för arbetsflödessammarbetet utformas från grunden för att vara kommunikationsverktyg som kan integreras med en mängd verktyg och plattformar. Den primära arbetsvyn delas in i kanaler som har olika chattrådar, där den kommunikationen motsvarar olika diskussioner som gäller den kanalens grupp eller projekt.

De 6 stegen som Gartner presenterar i sin whitepaper är som följer.

Steg 1: Använd Gartners ACME-ramverk för att komma igång med Teams

Activity – Aktivitet, Content – Innehåll, Motivation och Enabling technology – främja IT-användningen. Det är nyckelbegreppen inom ACME. Ramverket är utformat som en metod för att skapa en organisationsportfolio med verktygen som används för samarbete, innehållsskapande och kommunikation. Portfolion baseras på varje produkts strategiska funktion i organisationen.

Att använda en plattform som anses fungera väl inom organisation är vad som behöver göras i det här steget. Och med tanke på kvaliteten som Teams håller så är det är en produkt som är väl värd att välja. För de som redan använder Teams så är steg 1 redan avklarat!

Steg 2: Förbered att rulla ut Microsoft Teams

Teams är ett flerdimensionellt samarbetsverktyg med avancerade kommunikationsmöjligheter, snarare än ett verktyg med ett enda syfte. Till skillnad från t.ex. en ordbehandlare så är Teams mycket mer komplext att presentera och implementera inom en organisation. Applikationerna i Office 365 kan i stort sett rullas ut med samma metod eftersom syftena är ganska uppenbara. Men ett undantag är Teams. Och där gäller det att ha en strategi för att integrera andra applikationer parallellt med Teams för att så tidigt som möjligt introducera och etablera de arbetssätt som planerats.

Eftersom Microsoft Teams har grunden i Office 365-applikationer och -infrastruktur så kan det vara svårt att koordinera just hur Teams ska användas, inte minst för att göra det enhetligt i organisationen. Gartner argumenterar att organisationer som lyckas göra Teams till en omfattande kommunikationsplattform även lär komma igång med SharePoint Online och OneDrive for Business med goda resultat.

Steg 3: Förenkla administrationen och öka säkerheten

Microsoft Teams är en komplex applikation som kräver gedigen slutanvändarkonfiguration. Även översikt över säkerhetsprotokollen krävs för att försäkra att informationen som lagras är säker.

Teams ingår för alla licensierade anställda som använder Office 365. Därför är icke-organiserad utbildning och sporadisk användning inte något som Gartner rekommenderar. Teams huvudsakliga syfte är att främja produktiviteten genom de inbyggda samarbetsmöjligheterna, och därför bör utbildning vara en fundamental del som noggrant utformats. Gartners förslag är att rulla ut Teams stegvis. Varje steg introducerar då olika typer av användningsområden och funktioner. Eftersom Teams använder underliggande applikationer som exempelvis Exchange, OneDrive och SharePoint behöver kontinuerlig koordinering med IT-administratörerna göras.

Inställningar för hela tenanten och för externa/interna användare är också viktiga delar. Säkerhet och compliance-riktlinjer är kritiska för organisationsdriften. Arbetsflödessamarbeten används ofta för att åstadkomma mer komplexa projekt och företagsprocesser. Därför är överväganden gällande säkerhet och compliance extremt viktiga i början av en organisations initiativ mot att tillämpa nya delar. I fallet med Microsoft Teams gäller det att fatta beslut specifikt runt kryptering av data, datalagring, arkivering och liknande. Dessa aspekter bör beslutas om och testas innan de implementeras i hela organisationen.

Steg 4: Konstruera en plan för stegvis implementering

Att få slutanvändare att använda varje funktion i Teams är både omöjligt och olämpligt. Dels krävs tid för att lära känna tjänsterna och dels behöver de anpassas samt konfigureras. IT-avdelningen behöver också tid för att kunna förbereda sig på att bistå om support behövs. Gartner rekommenderar att ha experter och administratörer tillsammans definiera ramverk, faser, steg och spår för att rulla ut Teams på ett smidigt och framgångsrikt sätt.

Utbildning är avgörande, och där behöver IT-avdelningen se till att arrangera kurser och presentationer. Även egenutbildningar uppmuntras bland användare. De kan exempelvis finns tillgängliga i organisationens intranät eller via andra resurser. Nyckelpersonerna är de ansvariga för implementeringen vid organisationen, samt utbildare och andra hjälpresurser. Det har visats vara en bra metod att ha ett så kallat Champion-program som innefattar ”Power users” som har mentors- och stödroller för andra i organisationen.

Steg 5: Djupdyk i analysverktygen och öka IT-mognaden

Att komma igång med Microsoft Teams bör ses som en långsiktig relation. Ju fler som använder plattformen, desto mer kvalitativ och kvantitativ data finns att analysera. Microsoft-applikationerna Yammer och Forms kan användas för att skapa enkäter och formulär för att börja samla kvalitativ feedback.

Kvantitativ data finns direkt i administrationscentret för Office 365. För att lättare få översikt och sammanställningar kan anpassade vyer och verktyg användas. Kontakta oss så berättar vi mer och hjälper er att hitta en lösning utifrån era behov.

Användningsdata kan vara informativ för att forma organisationsbaserade initiativ för utveckling och kommunikation. Det visar även vilka områden eller grupper som behöver mer stöd. Att skapa kanal- och användarbaserade hjälpverktyg gör utbildningsmöjligheterna mer omfattande.

Användningsinformation kan även användas som stöd för ledningsgrupper och beslutsfattare för att se i vilken grad verktygen används. Analyser gör att User Adoption-ledarna kan ligga steget före och direkt se till vilka åtgärder som behövs för att utrullningen ska fortsätta enligt plan.

Steg 6: Ställ krav på styrningen

Teams blir fokuspunkten för alla slutanvändare inom organisationen när plattformen implementeras. Och eftersom Teams är den primära användarupplevelsen inom organisationen ställer det höga krav på struktureringen av IT vid organisationen.

Mogna IT-organisationer prioriterar styrning (även kallat Governance) högt. Mycket av företagskritisk data finns i Teams och därför är det helt avgörande att Teams möter standarden inom organisationen. För att driva och utveckla Teams vid en organisation är det därför extremt viktigt att ha tydliga styrdokument.

För att skapa en välfungerande plan för styrningen behöver många delar övervägas. Dessa inkluderar att definiera de involverade parterna, företagsnytta, strategier och planering, projektutförande, applikation- och infrastruktursöversikt, budget och kostnader, resursfördelning, tidslinjer, och beslutsfattare.

Som vidare läsning om Teams rekommenderar vi den här artikeln med användningstips.