Många organisationer använder SharePoint Online som en av grundpelarna i verksamheten. Det är en smart investering med tanke på den låga kostnaden för molnlagring och det breda applikationsbiblioteket. För att hjälpa till med inspiration och information så har vi här samlat 4 tips som kan vara hjälpsamma för organisationer som överväger att genomföra en migrering till SharePoint Online.

För det är ju så att det krävs mer än att trycka på en knapp för att en migrering till SharePoint Online ska bli bra. Risken för frustration till följd av förhastade beslut och avsaknad av förberedelse gör att migreringen kan skapa fler problem än den löser.

Och användarnas missnöje är i de fallen förståeligt. Inte minst eftersom det många gånger kunnat motverkas genom att lägga mer tid på förarbetet. Inför en migrering behöver struktur och säkerhet tänkas igenom noggrant. Plattformen SharePoint Online kan öppna dörrar till allt som en organisation kan tänkas behöva, men omfattande förarbete behövs.

Allt brukar inte behöva migreras

Det är vanligt att spara filer med tanken att de en dag kan komma att behövas. Nackdelen med det perspektivet är dels potentiella säkerhetsrisker, samt att det leder till många onödiga dokument. Det är redan svårt nog att hitta rätt filer. Därför är det väldigt viktigt att bara migrera över nödvändiga dokument.

• Flytta enbart aktiva dokument. Dokument och loggar från 10 år sedan är i dag knappast nödvändiga. Migrera inte heller dokument som det inte framgår vad de är. Om tveksamma fall uppstår kan filer migreras och markeras för att endast kunna läsas. Då kan gränsfallen utvärderas över tid.
• Migrera endast den senaste versionen av dokument. SharePoint använder versionshistorik. Det innebär att dokument markerade som version 1, 2, 3 och så vidare inte behövs. Skippa överflödiga dokument vid migreringen.
• Prioritera säkerhetsaspekten. Istället för att ha flera dokument som kopieras mellan användare är det bättre att använda ett och samma dokument. Om vissa användare inte ska ha behörighet att redigera dokumentet kan de anges för att endast kunna läsa dokumentet. Flera parallella versioner gör att versionshanteringen försvåras.

Frångå befintliga mappstrukturen

Vare sig det gället en migrering sker från SharePoint on-premise eller från andra plattformar så är det helt avgörande att ha en sund lagrings- och behörighetsstruktur. I SharePoint Online är det exempelvis generellt sett bra att undvika anpassade säkerhetsinställningar för enskilda mappar. I stället är det bättre att försöka ha det på sid- eller dokumentnivå. Det viktigaste är att metodiskt skapa en logisk struktur.

• Lämna suboptimala traditioner av att lagra filer. Ha användningsområdet i åtanke när nya sidor skapas. Vissa projekt kan röra flera avdelningar, och då är det perfekt med ett dokumentbibliotek för projektet. Se dock till att ha koll på vem som äger sidan och vilka användare som har vilka rättigheter.
• Sortera dokument efter innehållstyp. Klassificera dokument efter typ – exempelvis rutiner eller dokumentation. Sökfunktionen kan sedan användas för att enkelt hitta en kategori, och vidare ett specifikt dokument.
• Dela innehållet mellan till exempel samarbetssidor och publiceringssidor. Vissa typer av innehåll måste finnas åtkomligt för många men behöver inte ändras av alla. Använd då möjligheterna för att ha en kommunikationssida där användare kan läsa innehållet. När det gäller innehåll som flera personer arbetar med så är Microsoft Teams en ypperlig plattform att samarbeta på.

Planera för stora listor och samlingar

Sidor i SharePoint Online har stöd för över 5 000 filer. Men det kan ändå vara värt att även planera sidor från perspektivet om lagringsmängd. Om det finns fall där innehållet inte delats upp mellan flera bibliotek så finns det några saker att vara medveten om.

• Listor och filbibliotek som har över 5 000 artiklar kommer indexeras automatiskt – men bara upp till 20 000 stycken. På sikt kommer det finnas stöd för att automatiskt indexera även fler än 20 000 artiklar.
• Om ett tredjepartsverktyg används för migreringen så kan stödet för indexering saknas. Det är värt att testa innan för att se så att indexeringen går till som den ska.
• Ställ in så att filer automatiskt arkiveras. Om den funktionaliteten saknas för vissa filer så är det bra att se vilka verktyg som kan användas för att få det att fungera.

Fundera kring varaktighet och återskapning

Jämför alternativen för hur länge data ska finnas kvar och vad som ska kunna återskapas. Versionshistoriken i SharePoint Online och OneDrive for Business är påslagen som standard. Det innebär att (åtminstone) de 100 senaste versionerna av ett dokument finns åtkomliga i dokumentet. Men det tar förstås plats.

• Ställ in så att dokument automatiskt tas bort efter en viss tid. Det går även att ange att dokumentet inte får tas bort innan en specificerad tidpunkt.
• Tidsinställningar för dokument går även att ange i Micrsoft Teams-Team och -grupper. Det är värdefullt att överväga när projekt löper ut efter ett visst datum.
• I E3-licener finns möjlighet att manuellt klassificera dokument som innehåller känsliga uppgifter eller privat innehåll. E5-licenser kan automatiskt söka efter sådana dokument.

Sammanfattningsvis så bör migreringar få ta den tid som behövs eftersom det finns mycket att beakta, med potentiellt stora konsekvenser. Migreringar får inte heller glömma slutanvändaren – det är trots allt de personerna som kommer använda den nya plattformen.

Efter en migrering till SharePoint Online så går det vila tryggt. Dokument och filer är säkra, samtidigt som de är lättåtkomliga. Att komma igång med SharePoint Online är ett bra steg mot en mer effektiv digital arbetsplats.

Som vidare läsning om SharePoint Online rekommenderar vi den här artikeln med användningstips.