Blogg

Fördelar och risker med SharePoint Online

Att migrera till SharePoint Online är ett strategiskt val som många större organisationer väljer att göra. Det innebär stora förändringar både tekniskt och användarmässigt. Den här listan ger en snabb överblick över vilka fördelar samt vilka risker som finns inför en migrering till SharePoint Online.

Fördelar med att migrera till SharePoint Online

Att flytta intranät, lagring och applikationer till molnet öppnar flera dörrar. Skalbarheten ökar, flexibiliteten höjs och möjligheterna blir fler. Lokala on-premise-lösningar ställer mycket höga krav på expanderande organisationer som förvärvar eller går samman med andra bolag. Förutom att efterlevnaden blir svår så är även säkerheten riskerad. Sju av fördelarna med att använda SharePoint Online presenteras nedan.

1. Rullande versionssläpp

Användare som migrerat till SharePoint Online kommer kontinuerligt att omfattas av nya versioner, uppdateringar, nya tjänster och funktioner. Med exempelvis SharePoint on-premise så är det en och samma systemversion till dess att den manuellt uppdateras. Så inte nog med att kompatibiliteten och säkerheten är högre i molnversionen, användarna får även ta del av uppgraderingarna mycket snabbare än vid en on-premise-version.

2. Office 365 ingår

SharePoint Online-licensavtalet E3 innebär att licensinnehavarna får en mängd olika verktyg att välja bland. Med SharePoint on-premise så behöver exempelvis Office 365-licenser köpas till. Microsoft Office-applikationerna är en bra bas för samarbete, inte minst via alla integrationer till Microsoft Teams. Både i SharePoint Online och utanför så främjar Microsoft-applikationerna skapandet av en effektiv digital arbetsplats. Läs mer om Microsofts olika prisplaner för SharePoint Online här.

3. 99,9 % drifttid

Att migrera från SharePoint on-premise till SharePoint Online gör att nertiden lär minska drastiskt. Det gör att företagets prestation kan vara i fokus, i stället för systemens drift. Med en garanterad drifttid på 99,9 % så finns det ingen anledning för oro. Och om något ändå inte skulle gå som väntat så är supporten för SharePoint Online snabb med att hjälpa.

4. Sänkta kostnader

Generellt sett så innebär SharePoint Online sänkta kostnader. SharePoint Online är billigare än en on-premise-lösning som kontinuerligt köper de nyaste uppgraderingarna. Även om totalkostnaden varierar bland on-premise-lösningar så kommer SharePoint Online att spara in flera typer av kostnader. Dessa inkluderar hårdvarukostnader, licenser, el, säkerhetskopiering, underhåll och andra kostnader som följer med SharePoint on-premise.

5. Utökat lagringsutrymme

Datahanteringen är viktig i dag bland organisationer. Ju mer fritt lagringsutrymme, desto bättre för en växande organisation. SharePoint erbjuder minst 1 TB för varje användare. Tidigare var det 1 TB för tenanten plus 500 MB per användare, som sedan ändrades till 1 TB plus 10 GB. Men detta har alltså utökats. Maximal filstorlek att ladda upp är 15 GB. För organisationer som vill kunna skala upp så är det här ett stort plus.

6. Inget underhåll

Till skillnad från SharePoint on-premise så sköts SharePoint Online av Microsoft. Det innebär därför att underhåll, driftproblem och teknisk support inte behöver lösas internt. Alltså hanteras mjukvaran, serverunderhållet och programuppdateringar av Microsoft i SharePoint Online. Det här är en stor fördel för organisationer som vill behålla driften men spara in IT-kostnader. Även små företag behöver minst en SharePoint-kunnig för att ha on-premise-lösningen rullande.

7. Hybrid-lösning

Säkerheten i SharePoint Online är hög, men det kan ändå finnas anledning till tveksamhet runt en organisations datasäkerhet. Det kan kännas riskfyllt att flytta privat eller känslig information – till exempel kund-, finans-, företagsinformation med mera. Men genom alternativet hybridlösning kan känslig data finnas lokalt men resten i molnet via SharePoint Online.

Risker med att migrera till SharePoint Online

Att migrera till SharePoint Online innebär att vissa riskfaktorer behöver beaktas. Exempelvis metadata, säkerhet, lagring och infrastruktur är vissa faktorer som kan förändras vid en migrering. Att planera övergången och se till utgångsläget och förutsättningarna vid målgången är ytterst nödvändigt. Att inte ta riskerna seriöst kan få hela migreringen att bli en onödigt kostsam affär.

På enterprisenivå så är vissa risker vanligare än andra. Några av de främsta delarna att notera följer i de kommande sju punkterna.

1. Förknippade kostnader

Det är komplext att migrera från en lokal SharePoint-server till det molnbaserade SharePoint Online. Många av funderingarna och svårigheterna som kan uppstå kräver expertkunskap och djup förståelse av den digitala infrastrukturen. Experthjälp är inte gratis och är ofta nödvändigt för att migreringen ska lyckas. Kostnaden varierar förstås beroende på hur omfattande migreringen är. Exempel på delar som påverkar kostnaden är hur stor organisation migreringen gäller, hur mycket data det handlar om, vad som ska hända med övriga anslutningar och programvaror, hur mycket anpassning som behövs och hur mycket den befintliga infrastrukturen behöver förändras.

Och även om en migrering innebär stora förändringar och kostnader, så är det nästan garanterat pengar som sparas in över tid. För på sikt brukar Microsoft-investeringar innebära en god räntebilitet. För att läsa mer, ta en titt på vår artikel om ROI inom IT.

2. Ökad bandbredd

Att använda SharePoint Online kräver högre bandbredd jämfört med att ha en lokal server. Om det går långsamt eller systemet uppfattas som segt så kan det vara en anledning. Det kommer knappast påverka migreringsbeslutet, men bör icke desto mindre beaktas och åtgärdas vid behov. Ibland kan det till och med vara så enkelt som att ändra routerns inställningar till att prioritera SharePoint Online-trafik.

3. Förlorad kontroll av backend

Administrationsdelen, backend, av infrastrukturen är central för enterpriseorganisationer med on-premise-lösningar. Att övergå till SharePoint Online innebär att den kontrollen går förlorad. Att då inte längre ha samma kontroll över administrationsdelen kan vara både en fördel och en nackdel – men att slippa den associerade driften framhålls ofta vara en fördel med att flytta till molnet. Fast för organisationer som förlitar sig på affärskritiska processer i administrationsdelen kan det behövas anpassad utveckling för att få processerna att fungera i SharePoint Online. Läs mer om SharePoint Online-utveckling här.

4. Förändringar bland anpassningar och inställningar

Anpassningar och inställningar är ett sätt för slutanvändare att effektivisera sin digitala arbetsyta genom att hålla vyer och gränssnitt på de sätt som användaren ställt in. Men en migrering kan dessvärre innebära att dessa anpassningar raderas. Och dessutom, eftersom uppdateringar utförs centralt av Microsoft, så kan även uppdateringar innebära förändringar i slutanvändarens anpassade gränssnitt. Ett sätt att förbereda sig för detta är att hålla sig ajour med Microsofts lista över kommande uppdateringar.

5. User adoption

Fördelarna med att flytta till SharePoint Online spelar ingen roll om slutanvändare inte kan använda sig av dem. Gartner har noterat att slutanvändare ofta fokuserar på utmaningarna och svårigheterna med nya programvaror och att användarmotståndet ökar på det sättet. Fördelarna bortses helt enkelt från.

Efter en migrering behöver slutanvändare lära känna nya gränssnitt, nya namn, nya funktioner, och i princip en helt ny digital arbetsyta. Utan gedigen support och kontinuerligt stöd så kommer användningen av den SharePoint Online vara svårt och gå långsamt. Att erbjuda gott om resurser och stöd – redan innan migreringen utförts – är ett sätt att lindra negativiteten runt det nya. Se mer på vår sida för User Adoption.

6. Datasäkerhet

Även när företag beslutat om att genomföra en migrering så kan det råda delade meningar om säkerheten i molnet. En del organisationer tvekar när det gäller att flytta känslig information till molnbaserad lagring och vill hellre hålla datan lokalt lagrad. Att SharePoint Online har mobilapplikationer kan betraktas som en säkerhetsrisk eftersom det kan kräva ytterligare skyddsåtgärder för att hålla företagets känsliga information säker. Ett alternativ är förstås att hålla den viktigaste datan lagrad lokalt. Ett annat är att se över vilka säkerhetsalternativ och – åtgärder som finns. I security och compliance-delen finns gott om anpassningar som kan att skydda både personer och information.

7. Brutna länkar

Ett av de vanligare problemen inför en migrering är att den befintliga infrastrukturen kommer att rubbas. En naturlig följd av detta är då att länkar och hänvisningar kommer sluta fungera. Därför är det med enorma mängder data näst intill omöjligt att överblicka alla ställen som kommer påverkas, samt att förutse vilka konsekvenser det får.

Att åtgärda en brusten länk kan verka som en lätt åtgärd. Och om det hade handlat om enstaka fall så skulle det vara enkelt att lösa. Men handlar det om tusentals, eller kanske miljontals, länkningar och referenser så är det inte lika snabbt åtgärdat längre.

Som tur är så finns det åtgärder i form av tredjepartsverktyg som kan lösa den här typen av problem. Leverantören som utför migreringen bör ha översikt över vilka åtgärder som är nödvändiga, och vilka verktyg som kan hjälpa.

Slutsats

Som med allt, så finns det både för- och nackdelar även med SharePoint Online. Några av huvudfördelarna är markanta ökningar i stabilitet, hastighet, användarvänlighet och säkerhet. Riskerna som finns bör inte sopas under mattan eftersom det då kan komma att kosta mycket mer än det borde.

Både tekniska och användarmässiga perspektiv är viktiga inför en migrering. Att ha omfattande support och upplärning för användare är centralt för att investeringen ska bli lyckad.

Som vidare läsning om att migrera till SharePoint Online så rekommenderar vi den här artikeln.