Bild till artikeln smarta funktioner i Microsoft Teams
Blogg

24 smarta funktioner i Microsoft Teams under 2021

Som något av en uppföljare till vår lista över tips till Microsoft Teams så listar vi här en rad funktioner för Teams som är bra att känna till. Vissa är på väg, andra har redan kommit. För bättre översiktlighet så är listan indelad i tre sektioner – generellt för Teams, specifikt för möten, och kommande funktionalitet.

Funktioner i Microsoft Teams

1. Innehållsfiltrering

En mängd olika filter kan användas för att anpassa informationflödena i Microsoft Teams. Det gäller exempelvis i kanaler och informationen i ens aktivitetsflik.

Genom att klicka på filterknappen som symboliseras av tre vågräta avsmalnande rader så går det att filtrera innehåll. Kanske framför allt i aktivitetsflödet är det till stor hjälp att kunna filtrera inläggen efter @omnämnanden, olästa inlägg, samtal, appar och mer. Det gör att aktivitetsflödet inte behöver fyllas upp av innehåll som inte är viktigt just då.

Även chattar kan filtreras. Det kan göras efter namn, möten, olästa meddelanden och chattar med aviseringarna avstängda. Därför är det lätt att få översikt över innehållet som sökes för tillfället. Men det blir också enkelt att tysta vissa chattar och periodvis själv gå in och ta en titt på innehållet.

2. Privata kanaler

En mycket efterlängtad funktion i Microsoft Teams är att skapa privata kanaler.

Privata kanaler kan äntligen skapas. En privat kanal är en kanal där medlemmar i ett Team kan se att kanalen finns, men inte se innehållet. Det är ett mycket bra sätt att hålla känslig data oåtkomlig för icke berörda, utan att behöva arbeta runt synligheten på andra sätt.

Alternativet privat kan anges som sekretessalternativ när en kanal skapas, och innehållet syns då endast för utvalda användare. I nuläget kan inte en kanal som skapats med standardåtkomst ändras för att bli privat.

3. Avancerad läsare

Microsoft Teams har en avancerad läsare som kan läsa upp innehåll från chattar eller kanaler. Via de tre prickarna i hörnet av ett inlägg eller meddelande så finns alternativet avancerad läsare.

I läsaren så går det översätta innehåll från ett språk till ett annat, samt anpassa uppläsarens röst och hastighet. Det är en funktion som bland annat är lämplig för att göra innehåll tillgängligt och som kan användas vid tillfällen då högläsning är ett bra alternativ. Läsaren har stöd för svenska och det fungerar i många fall förvånansvärt bra, även om det ännu inte är perfekt.

4. Översättning

Att översätta innehåll går att göra för samma innehåll som kan läsas upp med den avancerade läsaren, och alternativet ligger i samma meny.

Genom att klicka på alternativet översätt så identifierar Teams språket automatiskt och översätter sedan texten till samma språk som används i Teams-applikationen.

5. Dölj team, chattar och kanaler

För att lättare få koll på innehållet i Microsoft Teams så går det att dölja team, kanaler och chattar.

Att dölja kanaler är inte nytt, men att dölja chattar och hela team är funktionalitet som är ny i 2021. Dolda team ligger i en egen meny i botten av team-listan. Knappen för att visa dolda kanaler finns längst ner i respektive team. Dolda chattar behöver i nuläget sökas efter i sökrutan för att de ska synas igen.

6. Lägg till användare i team

Det går att efterfråga användare att gå med i team.

Möjligheten att bjuda in personer till team är ett bra sätt för användare att underrätta andra om till exempel nyskapade team eller för att bjuda in personer till privata team. Det har tidigare inte gått, men går alltså att göra nu. Högerklicka på ett teamnamn eller klicka på de tre prickarna och välj lägg till medlem.

7. Svara på specifika meddelanden

Från oktober 2021 så är det möjligt att svara på specifika meddelanden i Microsoft Teams. Högerklicka på ett meddelande eller klicka på de tre prickarna och tryck sedan på svara. Då dyker det valda meddelandet upp och det nya meddelande som skrivs blir ett svar med det tidigare meddelandet citerat ovanför.

Att svara på meddelanden är en efterlängtad funktion som länge funnits på andra plattformar. Och äntligen så har den kommit till Teams!

8. Webbinarier i Microsoft Teams

Webbinarier är att en typ av evenemang som kan väljas i kaledervyns meny för att skapa nytt kalenderinnehåll i Teams. Vyn liknar ett vanligt möte, men med några skillnader – exempelvis att ange presentatörer i stället för mötesdeltagare. Det går att anpassa ett anmälningsformulär med olika typer av frågor och information som ska anges, samt om vem som helst ska kunna anmäla sig eller om det bara ska vara möjligt för personer inom organisationen. Registreringsformuläret kan även anpassas grafiskt. Själva webbinariet ser på många sett ut som ett vanligt Teams-möte. Funktionen lanserades under sommaren 2021.

Om fler 1 000 deltagare är uppkopplade samtidigt så kommer webbinariet automatiskt övergå till en annan typ av sändning. Det går från att vara interaktivt med chatt, video, reaktioner och vanliga mötesalternativ när deltagarantalet är under 1 000, till att endast kunna se sändningen när antalet överstiger 1 000. Då stängs utgående ljud och video automatiskt av för alla åhörare, som då alltså endast kan se och lyssna till webbinariets presentatörer. Upp till 20 000 deltagare kan delta samtidigt i sändningen. Funktionen blir tillgänglig under 2021.

Efter att webbinariet är avslutat finns analysverktyg för att se hur många som deltog, hur många som besökte registreringssidan, när de gick med, hur länge de var anslutna, hur de gick med, och mer. Dessa verktyg gör det lätt att tolka informationen från Teams-webbinarier för att utveckla kommande evenemang. Analysverktygen lanseras andra halvan av 2021.

Mötesalternativ för Microsoft Teams under 2021

9. Grupprum

Grupprum i Microsoft Teams kan skapas av mötesarrangören för att dela in deltagarna i undergrupper som får egna mötesrum, men som fortfarande är delar av huvudmötet.

Grupprum var en efterlängtad funktion för bland annat utbildare och större organisationer. Grupprumsfunktionen symboliseras av en ikon med en ruta inuti en annan ruta, och kan bara startas av personen som organiserat mötet. För mer information om grupprum i Teams, se Microsofts supportartikel om Breakout Rooms.

10. Whiteboard

Alla möten i Microsoft Teams kan numera använda en Microsoft-whiteboard. Alternativet finns som ett alternativ från dela innehåll-knappen i ett möte.

Whiteboard-funktionen i Teams är ett sätt för alla mötesdeltagare att kunna rita och skriva på samma yta. Det är ett mycket effektivt alternativ för mötesanteckningar, brainstorming eller för att visuellt illustrera något.

Det finns olika färgpennor att rita med, ett textrutealternativ samt ett anteckningsalternativ. Whiteboardytan kan sedan exporteras som png-bild för enkel framtida åtkomst. Whiteboarden fortsätter även finnas som en flik i möteschatten.

11. Tysta deltagare

Som presentatör går det stänga av deltagares möjlighet att starta sina mikrofoner. Det ställs in under menyn mötesalternativ, som finns under fler åtgärder-prickarna i ett möte.

Att tysta deltagare i Microsoft Teams är en funktion som gör att mötesdeltagare inte kan aktivera sina mikrofoner. Bland annat i utbildningssammanhang, presentations- eller webbinariesammanhang, eller vid andra tillfällen då deltagare inte ska ha möjligheten att kunna avbryta så kan det vara värdefullt.

Det går inte i nuläget att stänga av enskilda deltagares möjlighet att aktivera mikrofonen, utan gäller antingen för alla eller inte alls. Däremot kan deltagare med aktiv mikrofon fortsätta ha den aktiv, även med alternativet påslaget eftersom det bara hindrar återaktivering.

12. Stäng av inkommande video

Genom att stänga av andras video så kan deltagare med svag uppkoppling eller instabila anslutningar använda mindre data, så de ändå kan delta i mötet.

I fler åtgärder-menyn så finns längst ner ett alternativ som heter stäng av inkommande video. Att klicka på alternativet gör att ingen video kommer att mottas för den deltagaren, utan endast ljud. Det går fortfarande att ha kameran på och skicka video, även när den inkommande videon stängts av.

13. Tillsammans-läge och stort galleri

Funktionerna tillsammans-läge och stort galleri förhandsvisas för tillfället (mars 2021). Det innebär att dessa funktioner inte officiellt lanserats i Microsoft Teams i ännu.

Tillsammans-läget är en inställning som placerar alla deltagare i uppradade stolar i ett virtuellt rum. Det tar bort deltagarnas bakgrunder, och kan hjälpa att öka enhetligheten och närheten och i sin tur ta bort en del av avståndskänslan. Tillsammans-läget aktiveras i under fler åtgärder-menyn och kräver minst 5 mötesdeltagare. Inställningen slås på och av individuellt, men alla som slagit på tillsammans-läget kommer att se samma arrangemang.

Stort galleri är ett sätt att visa deltagarrutor för fler än 9 deltagare. Standardinställningen är att det som mest blir 3×3 rutor i möten. Med stort galleri-inställningen så ökas den här gränsen till som mest 7×7 rutor. Alltså innebär det att Teams kan ha upp till 49 personer i bild – samtidigt. Det är samma maxmängd som konkurrenten Zoom har, och nu har alltså även Teams kommit med möjligheten att ha den mängden mötesdeltagare i bild.

14. Dela mötesanslutningar

Anslutningslänken till ett möte gör det lätt att bjuda in fler externa deltagare på studs.

Möteslänken för ett möte finns i menyalternativet som heter mötesinformation, som finns i menyn som visas via fler åtgärder-prickarna. Det går där att kopiera länken till mötet och klistra in den i ett chattmeddelande eller e-postmeddelande.

15. Dela PowerPoint-presentationer

Funktionen att dela en PowerPoint-presentation direkt i ett Microsoft Teams-möte gör presentationer ännu smidigare.

Tillvägagångssättet är precis som vanligt när det gäller att dela skärm, där nu även rubriken PowerPoint finns. Där listas de senast öppnade presentationerna, men det går även att bläddra bland lokala filer och söka i OneDrive för att välja en annan presentation. Notera att filer som bläddras efter kommer att laddas upp som fil till mötets filsamling och finnas bland mötets filer även efter avslutat möte.

Genom att dela en PowerPoint-presentation så öppnas presentationen i Teams mötesvy. Från den vyn kan varje deltagare bland annat gå igenom presentationens sidor på egen hand. Presentatörens anteckningar syns endast för presentatören bredvid respektive sida i presentationen.

För att öka tillgängligheten så kan presentationen även visas i högkontrastläge för presentatören. Presentatören kan också hindra andra deltagare från att bläddra på egen hand. Allt som allt är det en välkomnad funktion som förbättrar flexibiliteten och enkelheten vid presentationer.

16. Transkribera möten automatiskt

Det går att skapa en avskrift av ett möte och på så vis få innehållet i textform. Det kan hjälpa med att påminna om vad som sagts. Det är även ett bra sätt att informera en person som inte deltog om mötesinnehållet.

Det går att aktivera avskrivningen i mötesmenyn via de tre prickarna. Klicka på alternativet starta avskrift så startar avskriften. Det talade språket kan behöva ändras, och görs via de tre prickarna längst upp till höger. Det finns stöd för svenska. Undertexterna dyker upp på skärmen medan avskriften är påslagen och sedan kan laddas ned efter mötet via fliken inspelningar och utskrifter. Det går för närvarande endast att aktivera transkription av schemalagda möten, alltså inte icke-schemalagda samtal. Det kan enbart aktiveras i skrivbordsversionen av Teams, inte i webbläsare eller mobil. Om det ändå inte går att välja skulle det kunna bero på att it-avdelningen även måste aktivera möjligheten att transkribera möten.

17. Dynamisk vy

Microsoft har lanserat något som kallas för dynamisk vy. Det är en funktion som påverkar möten i Microsoft Teams.

Den dynamiska vyn förbättrar upplevelsen i Microsoft Teams genom att automatiskt gruppera och arrangera innehållet som visas. Exempelvis så arrangeras deltagares rutor automatiskt utifrån att deltagare slår av och på video och mikrofon och när någon delar innehåll. I stället för att ha det tidigare 3×3-läget så anpassas mötets fönster utifrån vad som visas, fönstrets storlek, vilka som har kameror på och mer.

Den dynamiska vyn kan betraktas som en generell kvalitetsförbättring för Teams. Det är därför inte är en ren som kan aktiveras och interageras med likt andra inställningar. Den dynamiska vyn har nu ersatt det tidigare visningsläget.

18. Presentationslägen

Mötesvyn och presentationsvyn har sett ett antal förändringar under 2021. För presentatörer så går det numera att ange tre presentationslägen. Presentationsläget anges via delningsknappen, där varje läge representeras av en egen ikon. De tre lägena är:

  • Läget som Microsoft kallar Standout placerar presentatören framför presentationen i ett hörn nertill i bild.
  • Reporter-läget placerar presentationen i sin helhet med presentatören bredvid. Inte helt olikt en nyhetssändning.
  • I Side-by-side-läget får presetationen ett eget fönster och presentatörens egna video placeras i en intilliggande ruta.

Kommande funktioner till Microsoft Teams

19. Microsoft Teams Connect

På Microsofts konferens Ignite för 2021 presenterades en kommande funktion om delade kanaler. Med Teams Connect så går det skapa kanaler där medlemmarna inte behöver finnas i samma organisation.

Microsoft Teams Connect gör alltså att både interna och externa användare enkelt kan ta del av innehållet i en kanal. Till synes kommer det innebära att en kanal skapas med grundinställningen om att vara delad. Det skulle kunna innebära att kanaler behöver skapas med alternativet för att det ska vara aktivt, på samma sätt som för privata kanaler. Funktionen kommer lanseras någon gång under 2021.

Gällande behörigheter och rättigheter för åtkomst och innehåll i delade kanaler så uppger Microsoft att administratörer har granulär kontroll över vad externa användare kan se och göra.

20. Visningslägesväxlare

Sättet att byta visningsläge under Microsoft Teams-möten kommer inom kort att ändras. Det kommer att ändras från att välja läge i fler åtgärder-menyn till en helt egen knapp.

Knappen kommer att vara längst upp till vänster, om bilderna Microsoft hittills släppt motsvarar det som kommer lanseras. Där kommer då en enkel meny finnas där det föredragna visningsläget kan anges. Till en början kommer det handla om det vanliga 3×3-galleriet, stort 7×7-galleri, tillsammans-läget, ett fokusläge som prioriterar delat innehåll och döljer andra deltagares video, samt ett fullskärmsläge.

21. Stoppa video under möten

En funktion som är på väg till Microsoft Teams är att stoppa användares möjlighet att starta sina kameror.

Det är en funktion som motsvarar det i dag tillgängliga alternativet att stoppa användare från att aktivera sina mikrofoner. Funktionen lanseras någon gång under 2021.

22. Markera innehåll som privat

Att kunna märka innehåll i kanaler och Team som privat eller känsligt är en kommande funktion till Microsoft Teams.

Klassificieringen av innehåll som privat gör att användare som inte har rätt behörigheter inte kan ta del av innehållet. Det här är en efterfrågad funktion som gör behandlingen av känslig information säkrare. Funktionen förhandsvisas nu och kommer lanseras 2021.

23. Senarelägg meddelanden

Med bakgrunden om att gränsen mellan arbetstid och icke arbetstid suddas ut så planerar Microsoft att förbättra Teams-upplevelsen.

Under 2021 kommer Microsoft implementera möjligheten för meddelanden att inte skickas om avsändarens Microsoft Teams-status är offline. Meddelandet kan skrivas precis som vanligt, men med den här inställningen kommer meddelandet inte att skickas förrän Teams-statusen slutat vara offline. Det kan öppna upp för att skicka snilleblixtar som kommer utanför arbetstid, men kommer med inställningen varken att störa mottagaren eller leda till vidare diskussion där och då för avsändaren.

24. Offline-åtkomst till filer

Microsoft planerar att förbättra offline-funktionaliteten under 2021 för mobilapplikationen för Microsoft Teams.

Djupgående information finns ännu inte tillgänglig, men det står klart att det rör sig om någon form av filtillgång även utan internetuppkoppling. Det ska förbättra enkelheten att arbeta på resande fot och i områden med svaga, eller som helt saknar, nätverksuppkopplingar.

Nästa steg

Som en naturlig del av EdgeGuides verksamhet så ingår stort fokus på användare, hantering och samarbete. För att få bästa resultat så behövs trygga användare och effektiva kommunikationskanaler. Vill du att vi ska ta en titt på hur er it-organisation ser ut, och höra hur vi tror att den kan bli effektivare och säkrare? Fyll i formuläret här under så återkommer vi.

Vidare läsning

För att få mer information om användning och funktioner i Microsoft Teams så rekommenderar vi att ta en titt på någon av artiklarna nedan.

Se vår andra lista över tips för Microsoft Teams.

Läs vår artikel om att maximera en organisations Microsoft Teams-adoption.

Se vår sida om User Adoption för att se hur vi kan hjälpa din organisation.

Ta del av en lista från Microsoft om vad som kommer till Teams efter Ignite 2021.

Magnus Roos

Magnus är marknadsförare och content writer på EdgeGuide. Har du frågor eller kommentarer om något du läst? Skicka gärna ett mejl eller kontakta via LinkedIn.