Blogg

Licenser och licenshantering i Office 365

Att hantera licenser i Office 365 kan vara snårigt. Det finns många alternativ och valmöjligheter, och det kan vara svårt att tolka vad olika licenser innebär. Men att inte ha kontroll på licenserna kan få stora ekonomiska och säkerhetsmässiga konsekvenser.

En stor kostnad för organisationer kommer från den digitala infrastrukturen. Det är generellt sett nödvändiga kostnader för att företagets affärsapplikationer, processer och säkerhetsrutiner ska upprätthållas. Allt fler delar av organisationers digitala infrastrukturer görs på begäran då de blir abonnemangs- och as-a-Service-baserade. I fallet för Office 365 så finns många olika användarlicenser som vanligen köpes och förnyas på årsbasis.

När det inte finns tydlig översikt över eller genomgång av licenserna så uppstår problem. Felaktiga licenstyper och -mängder kostar enorma summor pengar, och är många gånger bortslösade pengar som hade kunnat göra bättre nytta på andra håll. Dessutom behöver det inte vara särskilt komplicerat att åtgärda.

Licenser för Office och Microsoft 365

En anledning till svårigheten att navigera mellan licenser är terminologin inom Office 365 och Microsoft. Några av de vanligare licensalternativen som Microsoft erbjuder företag att välja bland förklaras i korthet nedan.

Notera att priser och licenser kan ändras med jämna mellanrum, samt att det är viktigt att kontrollera informationen hos Microsoft för att se vilken den senaste prisinformationen är. Priset anges i svenska kronor där information från Microsoft finns, annars anges pris i amerikanska dollar. Nedan information är aktuell i april 2021.

För företag

De grundläggande företagslicenserna för Office 365 att välja bland är dessa.

Microsoft 365 Business Basic 43,70 kr/mån per användare
Microsoft 365 Business Standard 109,20 kr/mån per användare
Microsoft 365 Business Premium 174,70 kr/mån per användare
Microsoft 365-applikationer 90,50 kr/mån per användare

 

  • I Basic ingår kommunikations- och samarbetslösningen Microsoft Teams, e-postserver via Microsoft Exchange, intranätslösningen SharePoint samt lagringslösningen OneDrive. Utöver det ingår även webb- och mobilversioner av Microsoft Word, Excel och PowerPoint.
  • I Standard ingår, utöver allt från Basic, skrivbordsapplikationer för Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher och Access.
  • Premium inkluderar allt från Basic och Standard. Dessutom ingår Intune och Azure Information Protection. Intune gör avancerad enhetshantering möjligt. Azure Information Protection ger omfattande alternativ för cybersäkerhet.
  • Slutligen så finns ett alternativ som nästan enbart innehåller Office-applikationerna Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher och Access. Ingår gör även lagring via OneDrive.

Läs mer om Business-licenserna från Microsoft här.

Microsoft 365 för stora företag

För enterpriseföretag som kräver omfattande säkerhets- och efterlevnadsalternativ så finns Microsoft 365-licenserna E3, E5 och F3.

Microsoft 365 E3 326 kr/mån per användare
Microsoft 365 E5 556,80 kr/mån per användare
Microsoft 365 E5 Security Add-on $12/mån per användare
Microsoft 365 E5 Compliance Add-on $12/mån per användare
Microsoft 365 F3 (f.d. F1) 69,90 kr/mån per användare

 

  • I E3 ingår många av applikationerna som behövs för att en större organisation ska kunna kommunicera, kollaborera, producera och organisera. Licensplanen innehåller bland annat Exchange, SharePoint, Teams, Office-skrivbordsapplikationer, OneDrive, administrationsverktyg och mer. Dessutom inkluderar licensen omfattande verktyg för att styra, analysera, skydda och använda Microsoft och Office 365.
  • E5 är den mest heltäckande av Microsofts enterprise-licenser. Här finns mycket avancerade plattformar för skydd, efterlevnad och analyser. Det här är planen för de som hanterar den allra känsligaste informationen och behöver kunna komma åt varje del av infrastrukturen.
  • Tillvalslicenserna E5 Security Add-on och E5 Compliance Add-on ger de verktyg och de skydd som redan ingår i E5, och bör därför ses som ett komplement för andra licensplaner. Add-on-licenserna höjer säkerhets- och efterlevnadshanteringen till nivån som finns i E5.
  • Licensen F3 har bytt namn, och är nu den som tidigare kallades F1. I F3 ingår webbversioner av Office- och kommunikationsapplikationer. I det här abonnemanget ingår inte analysverktygen MyAnalytics och Power BI Pro. Förutom det så kan F3 ses som en webbversion av E3, eftersom de är så gott som motsvarande.

Se en djupare jämförelse av Micrsoft 365 Enterprise-licenserna här.

Office 365 för stora företag

Enterpriseorganisationer som inte behöver heltäckande cybersäkerhet att ingå i abonnemanget kan välja bland dessa licenser.

Microsoft 365-applikationer för företag 131,60 kr/mån per användare
Office 365 E1 69,90 kr/mån per användare
Office 365 E3 203,70 kr/mån per användare
Office 365 E5 356,60 kr/mån per användare

 

  • I licensen Microsoft 365-applikationer för företag så ingår, som namnet antyder, främst skrivbordsversioner av Office-applikationerna. Ingår gör även andra enterprise-relaterade tjänster för telemetri, identitets- och åtkomsthantering. Exempelvis Microsoft Teams och SharePoint ingår inte.
  • I E1 ingår webbversioner av Office-applikationerna, Outlook och Teams. SharePoint och OneDrive, samt administrativa verktyg så som Microsoft Forms och Planner ingår. Begränsade verktyg för identitets- och enhetshantering är också inkluderade.
  • I E3 ingår skrivbordsapplikationer. Dessutom finns mer omfattande alternativ för enhets- och applikationshantering. Även begränsade funktioner för informationsskydd och efterlevnad ingår.
  • I E5 är den mest omfattande av Office 365-licenserna, som innehåller allt från E3 och mer. Fler verktyg för efterlevnad och informationsskydd finns. Även cyberhotsskyddet Office 365 Advanced Threat Protection ingår.

Se mer information om Office 365 Enterprise-licenserna här.

Enhetshantering och säkerhet för stora företag

Licenstypen Enterprise Mobility + Security kallas ofta för EMS och erbjuder verktyg för hantering och säkerhet.

Enterprise Mobility + Security E3 76,90 kr/mån per användare
Enterprise Mobility + Security E5 129,30 kr/mån per användare

 

  • I E3 ingår delar av identitets- och åtkomsthantering, slutpunktshantering, informationsskydd och identitetsdriven säkerhet. Det är ett grundläggande skydd som möjliggör vanliga säkerhetsalternativ, bland andra multifaktorautentisering, villkorsstyrd åtkomst och slutpunktshantering.
  • E5 är licensen som innehåller allt från E3 och mer. Där ingår ytterligare skyddsmöjligheter, exempelvis via Microsoft Cloud App Security och Microsoft Defender for Identity. Fler alternativ för villkorsstyrd åtkomst, identitetshantering och innehållsklassificering ingår också.

Läs mer om EMS-licenserna från Microsoft här.

Microsoft 365 för frontlinjearbetare

Licensalternativen för frontlinjearbetare ämnas för de som arbetar direkt mot kunder, patienter eller inom produktion.

Microsoft 365 F1 19,70 kr/mån per användare
Microsoft 365 F3 (f.d. F1) 69,90 kr/mån per användare
Microsoft 365 F5 Security Add-on $8/mån per användare
Microsoft 365 F5 Compliance Add-on $8/mån per användare
Microsoft 365 F5 Sec + Comp Add-on $13/mån per användare
Office 365 F3 34,90 kr/mån per användare

 

  • F1 är en licens med webbversioner av Office-applikationerna. Ingår gör även Microsoft Teams, en läs-version av SharePoint samt begränsade verktyg för administration, säkerhet, åtkomst, identitet och efterlevnad. Outlook och Exchange ingår inte.
  • Licensen Microsoft 365 F3 är samma som beskrevs ovan under rubriken Microsoft 365 för stora företag. I F3 ingår webbversioner av Office- och kommunikationsapplikationer, inklusive Outlook och Exchange. F3 innehåller motsvarande men mer omfattande delar jämfört med F1 – inklusive fler identitets- och säkerhetsalternativ.
  • Microsoft 365 F5 Security Add-on, Compliance Add-on och Security + Compliance Add-on är tillvalslicenser som är avsedda för frontlinjearbetare. Dessa tillval är, som namnen antyder, fokuserade på säkerhet och efterlevnad. Tillvalen kan göras till licenserna F1 och F3, och kommer ge motsvarande det skydd som ingår i den heltäckande licensplanen Microsoft 365 E5, som beskrivs ovan.
  • Office 365 F3 är som en Microsoft 365 F3-licens med alla delar kopplade till säkerhet, identitet, enheter, åtkomst och så vidare avskalade. Ingår gör bland annat webbversioner av Office-applikationerna, Exchange, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive och administrations- och produktivitetsverktyg.

Läs mer om och jämför frontlinjelicenserna från Microsoft här.

Windows 10-licenser för stora företag

Till sist så har Microsoft en licenstyp som ger Windows 10 och olika säkerhetsfunktioner.

Windows 10 Enterprise E3 19,70 kr/mån per användare
Windows 10 Enterprise E5 69,90 kr/mån per användare

 

  • E3 innehåller operativsystemet Windows 10 Enterprise och tillhörande funktioner för stora företag. Olika säkerhetsfunktioner ingår, däribland flera Windows Defender-applikationer, Windows Hello for Business, samt olika efterlevnads- och slutpunktsverktyg.
  • E5 är identisk med E3 förutom att slutpunktsskyddet är bättre, eftersom Windows Defender for Endpoint ingår.

Läs mer och jämför olika versioner av Windows 10 här.

Råd för effektiv licenshantering

Eftersom provisioneringen av licenser kan, och bör, anpassas för att täckningen ska bli optimal så gäller det att ha en överblick över behoven som organisationen har. Några av delarna som är extra viktiga presenteras nedan.

Rutiner vid on-/off-boarding

När nyanställda kommer in vid en organisation behöver de verktyg som överensstämmer med arbetsuppgifterna. Det kräver förstås att det finns licenser att provisionera. Men framför allt när före detta anställda lämnar så är det viktigt att licenser inte ligger kvar, kopplade till användare som inte längre arbetar på företaget. Det kan hända att det finns viktiga e-post-meddelanden som inte får tas bort när licensen deaktiveras. I dessa fall bör användarens e-postkonto omvandlas till en delad inkorg innan licensen deaktiveras.

Med hjälp av PowerShell-skript går det att visa licenser, licensplaner och tjänster. Det är ett sätt att undvika att oanvända licenser ansamlas samt att anpassa urvalet av prenumerationer. På så vis är blir det enklare att få en översikt när anställda tillkommer eller lämnar. Läs om PowerShell-skripten för licensinformation här.

Genomgång vid sammanslagningar och uppköp

Efter att två företag blivit ett är det väldigt viktigt att se över it-infrastrukturen – inklusive licenser. När två tenanter behöver bli en, när två separata licenspooler med filer och processer från två miljöer behöver bli en så uppstår lätt problem. Att migrera data från en miljö till en annan är tyvärr inte bara att klippa och klistra innehåll, utan det finns många delar som behöver gå rätt. Läs mer om uppköp och it-infrastrukturer i vårt blogginlägg.

Provisionera licenser baserat på användning

Genom att analysera rapporter från Microsoft-administrationscentret i Office 365 så är det lättare att avgöra vilka licenser som används och hur. Det gör att licensieringen kan utformas efter den faktiska, snarare än den uppskattade, användningen. Det är sällan som licenser kommer stämma 1:1 mellan vad licensen tillgängliggör och användningen. Där får helt enkelt en avvägning göras efter vilken licens som ligger närmast, för att både ge bra arbetsverktyg samt spara in kostnader. Besök den här sidan för att läsa om användningsrapporter. På den sidan finns även vidare information om att visa licenser och användare.

Tilldela licenser till enheter

Om en enhet har Windows 10 och är Azure AD-ansluten så kan själva enheten tilldelas en licens. Det är ett sätt att effektivisera hanteringen när många användare nyttjar samma enhet. Exempelvis i utbildningskontexter eller hos företag som tar in konsulter så kan det spara både tid och pengar. Läs mer om enhetslicensiering här.

Ta nästa steg

För att komma vidare så är du varmt välkommen att kontakta EdgeGuide. Vi hjälper till att få rätsida på Microsoft-miljön, Office 365-licenser och infrastrukturella oklarheter. Några vidare läsförslag listas här under.

Läs vår tipslista till Office 365-administratörer här.

Ta del av vår artikel om administratörsroller här.

Se vår introduktionsartikel för Microsoft Azure här.

Magnus Roos

Magnus är marknadsförare och copywriter på EdgeGuide. Har du frågor eller kommentarer om något du läst? Skicka gärna ett mejl eller kontakta via LinkedIn.