Blogg

För- och nackdelar med Exchange Online och Server

Det molnbaserade Exchange Online och det markbundna Exchange Server är båda varianter av e-postlösningen Exchange från Microsoft. Exchange är plattformen som möjliggör e-posthantering, från att registrera sitt organisationsnamn till att lagra konversationsdata, och synkronisera kontakter med övriga system. Exchange är ett mycket vanligt alternativ på marknaden, med konkurrenter som inkluderar exempelvis Gmail från Google.

Valet mellan Microsoft Exchange Online och Exchange Server är generellt sett de två huvudsakliga alternativen när det handlar om att skaffa Exchange. Server är mer relevant om ens organisation själv vill licensiera och hysa Exchange via den lokala hårdvaran. Online är dock bättre för organisationer som vill abonnera på Exchange, där informationen lagras i molnet av Microsoft.

För att få en del klarhet i de viktigaste skillnaderna, fördelarna och riskerna med Exchange Online och Server, läs vidare.

Fördelar med Exchange Online

Alltid uppdaterad

Med Exchange Online så lanseras och implementeras uppdateringar centralt från Microsoft. Därför kommer e-posthanteringen i Exchange Online alltid vara den senaste versionen – utan att manuellt behöva uppdatera som vid en lokal Exchange Server-lösning.

Skalbarhet

Bland de licenser som innefattar Office 365 så brukar e-post via Exchange Online, kalender, med mera ingå. Det innebär att omfattande verktyg tillhandahålls via den molnbaserade plattformen – specifikt och anpassat för användaren som behöver dem. Att öka eller minska mängden licenser går att göra med omedelbar eller mycket snabb verkan, och det gör därför att verksamheten och it-användningen följsamt kan samanpassas.

Hög flexibilitet och kostnadsoptimering möjliggörs via de online-baserade licenserna. För användare som inte behöver omfattande verktyg finns mycket prispressade licensalternativ. Läs vår artikel om licenser för att få vidare vägledning om vilka licensalternativ som finns, samt hänvisningar till Microsoft. Här finns en uppdaterad Exchange Online-prisjämförelse direkt från Microsoft.

Sänkta kostnader

Som nämndes kort ovan så är de många licensalternativen en klar styrka med Office 365. Behövs bara mejl så räcker en avskalad licens. Behövs fler verktyg så finns andra licenser.

Ett vanligt val står mellan Office 365 som skrivbordsapplikationer eller onlineversioner. Skillnaden i kostnad är klar, men många kan nog argumentera att webbläsarversioner inte ger samma upplevelse som de installerade applikationerna. Flexibiliten med distansåtkomst gäller förstås oavsett licens och enhet, och vanligtvis räcker det med en enhet som har internetuppkoppling för att komma filer och produktivitetsverktyg.

Minskad risk för att förlora e-postdata

Microsofts tjänstenivåavtal från mars 2021 anger upp till 99,99 % drifttid. Det gäller för Exchange Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Apps (for business och for enterprise) med flera. Därför är drifttiden nästan ständig, och är oberoende av lokala risker för incidenter. Läs mer om Microsofts tjänstenivåavtal här.

Microsoft har även mycket avancerade alternativ för säkerhet, och är i framkant av utvecklingen av nya säkerhetsrutiner. En enkel åtgärd som nästan kan ses som standard numera är användningen av tvåfaktorautentisering, som är enkelt att slå på för Microsoft-tenanten.

Flexibel åtkomst

Som med de flesta SaaS- och molntjänster så öppnar Exchange Online för en enorm flexibilitet. Det gör att det kan räcka med en enhet med internetuppkoppling för att kunna nyttja tjänsten. Geografiska och enhetsmässiga begränsningar blir direkt mindre problem. Det gör att kontor med lätthet kan nyttja samma informationsdatabaser. Exchange Server erbjuder dock så kallade klientåtkomstlicenser som gör att användare kan ansluta till Exchange Server, även på distans.

Vid tvister och åtkomstkrav

I de fall som en tvist riskeras så kan så kallat ”litigation hold” krävas. Det innebär att information som rör tvisten måste finnas kvar, i samma skick från när kravet börjar gälla. Information i exempelvis inkorgar får alltså inte tas bort eller ändras.

Ett sätt att skydda sig är att ha regelbundna säkerhetskopieringar, men eftersom den typen av tjänster sällan backar upp data 24/7 så kan det ändå bli ett glapp. I Exchange Online så finns funktioner som fryser data och gör det möjligt att återställa borttagna objekt. Risken för böter pågrund av bristande efterlevnad och rättskostnader minskar därför. Läs mer om litigation holds i Exchange Online här.

Hybridmodeller

Hybridmodeller syftar till att ha både en del on-premise-baserat och en del molnbaserat. Styrkan med det förhållningssättet är att de potentiellt högre säkerhetsmöjligheterna i lokala lösningar kan kombineras med skalbarheten och flexibiliteten med molntjänster. Till exempel så går det skapa integrationer så lokala Active Directory-register kan anslutas till Exchange Online-arkiv. Därför kan en hybridlösning förbättra mycket, även om inte hela miljön kan flyttas till molnet.

Fördelar med Exchange Server

Full kontroll över all aktivitet

Vid en lokal lösning så finns direkt tillgång till både hårdvaran som upprätthåller plattformen, men även själva e-postlösningen. Därför kan exempelvis versionshantering och konfiguration helt skötas inom organisationen. Underhåll och drift, på gott och ont, faller på organisationen – inte Microsoft.

Bättre flexibilitet för specialanpassningar

Lokala Exchange-servrar är mer flexibla när det kommer till tredjehandsapplikationer. Att ansluta en applikation till Exchange är generellt sett enklare när båda hyses på samma server. Det kan gälla till exempel inställningar för skrivare, anslutningar till kunddatasystem och mer.

Full kontroll över all Exchange-data

Dataskyddet och lagringen beror på organisationen. All Exchange-data lagras lokalt. Det kan förenkla eller garantera att lösningen håller data inom vissa regioner eller liknande, enligt vad vissa länders lagkrav specificerar.

För att arkivera och säkerhetskopiera data från en lokal Exchange-server så måste egna lösningar användas.

Nackdelar med Exchange Online

Mindre administrativ kontroll

Eftersom infrastrukturen i Exchange Online är anpassad för att passa flera tenanter så går det inte konfigurera Exchange-servrarna i Office 365. Det finns färre inställningar för tredjepartstillägg och mjukvara som interagerar med servern. Detta eftersom Office 365 är anpassat för bästa säkerhet.

En migrering kan krävas

Att genomföra en migrering från en lokal serverlösning till en molnbaserad lösning kan innebära stora projekt och förändringar. Att försöka ta sig till molnet utan rätt kompetens kan vara mycket svårt, och innebär en del risker. Därför förutsätter ett migreringsprojekt att det finns bra stöd, rätt kunskap och effektiva verktyg. Annars finns risken att det förvandlas till evighetsprojekt.

Ett tips är att hålla utkik efter Microsoft-partnerskapslogotyper. En guldpartner till Microsoft som erbjuder migreringstjänster är säkerligen lämpad att genomföra ett migreringsprojekt.

Att återgå till markbundna lösningar kan vara svårt

Om Office 365-avtalet skulle sägas upp så kan det vara lättare sagt än gjort att återfå den molnbaserade informationen. Det kan kräva nya migreringsprojekt och förutsätter i princip att det finns säkerhetskopior via tredjepartstjänster som kan implementeras på nytt till en lokal serverlösning. Därför kan det bli både dyrt och komplicerat att gå tillbaka till en lokal lösning, vilket kan behöva beaktas.

Nackdelar med Exchange Server

Dataförlust

Eftersom informationen lagras lokalt i hårdvaran så finns det risk att allt försvinner om något oförutsett skulle ske. I värsta fall så kan all data på servrarna förloras, och göra att hela e-postlösningen går om intet. För att hindra att något katastroscenario händer så går det skapa en kontinuitetsplan. Det syftar till vad som kommer ske om det som inte får hända ändå händer. Och beroende på omfattningen i planeringen så kan det bli mycket kostsamt.

Kostnaden för licenser och hårdvara

Den största kostnaden för en Exchange Server-lösning är under startskedet. Men det är inte allt – hårdvara och mjukvarukostnader kräver tid och resurser. Komponenter behöver förnyas med jämna mellanrum.

Allt eftersom nya framsteg görs, och nya versioner kommer, så kan en Exchange-server kräva om-/nykonfiguration. Vanligtvis är det administratörernas uppgift, vilket i sin tur kan kräva utbildningar. Det är ingen oförutsedd kostnadspunkt – och inget som helt lätt kan styras, men ändå en som bör räknas in.

Säkerheten är en riskfaktor

Det gäller att vara proaktiv vid konfigurationen av nätverk, system och förstås även Exchange-plattformen. Säkerheten måste vara hög vid lokala lösningar eftersom det sällan finns molnbaserade säkerhetskopior. Det innebär att en incident kan få katastrofala följder, och därför måste lösningens säkerhet vara hög. Men även fortsatt hållas hög.

Tillgängligheten

Tillförlitligheten och tillgängligheten för en lokal Exchange-lösning beror till stor del på uppstartsutlägget. För att tillgängligheten ska närma sig 100 % så lär den hårdvaran och infrastrukturen medföra en del höga kostnader.

Slutsats

Sammanfattningsvis så är det generellt sett bättre att använda Exchange Online och molnbaserade e-post-lösningar.

Det finns både för- och nackdelar med både Exchange Online och Server, och vad som är bättre i specifika fall är därför svårt att säga. Exchange Online möjliggör flexibel och ständigt uppdaterad samt säker åtkomst till inkorg och e-post. Exchange Server är mer anpassningsbar när det gäller tredjepartsintegrationer och i de fall som all data behöver finnas på en och samma plats. Uppstartskostnaden för Exchange Server och tillhörande hårdvara, och sedan underhåll och administration, är relativt hög. Men licenskostnaderna i Exchange Online kan ackumuleras över tid och totalkostnaden kan springa iväg även där.

Att byta från Server till Online

Det vanligare bytet brukar ske från en lokal miljö till en molnbaserad miljö – alltså exempelvis från Exchange Server till Exchange Online. Att göra det kräver en del teknisk kunskap för att bytet ska gå rätt till, så att rätt information hamnar på rätt plats i den nya infrastrukturen.

Till hjälp finns flera verktyg för att göra migreringen lättare och snabbare. Två exempel är Quest och BitTitan, som är några av de verktygen som vi på EdgeGuide använder när en kund vill migrera. Om du som läsare funderar på att migrera till molnet och vill att EdgeGuide ska se till att det går tryggt och säkert, se vår sida om migreringar här eller skriv ett meddelande till oss.

Vidare läsning

Ta en titt på något av dessa rekommenderade inlägg.

Se vår tipslista för att lyckas med it-migreringen till SharePoint Online.

Lär känna en av projektledarna på EdgeGuide.

Läs vår lista med tips till Office 365-administratörer.

Magnus Roos

Magnus är marknadsförare och copywriter på EdgeGuide. Har du frågor eller kommentarer om något du läst? Skicka gärna ett mejl eller kontakta via LinkedIn.