Blogg

Att arbeta hemifrån – en djupdykning

 

Artikeln i korthet

  • Andelen jobb som kan göras hemifrån med motsvarande resultat som på arbetsplatsen lär ligga någonstans mellan 20 % och 60 %. Siffran påverkas bland annat av om det är globala eller regionala analyser. En uppskattning tyder på att upp till 40 % av arbeten kan vara möjliga på distans i Sverige.
  • Arbeten som kan utföras på distans har samband med högre utbildning och högre lönenivå. Att arbeta hemifrån är möjligt i många branscher och för många olika roller, men vanliga inkluderar it-, finans-, myndighetssektorer med flera. Vanliga roller är till exempel chefer, utvecklare, administratörer och fler.
  • Arbetsgivare och -tagare är ense om att möjlighet till flexibelt arbete är positivt. I vilken utsträckning råder det delade meningar om – vissa vill arbeta på heltid från hemmet och andra vill vara på kontor flera dagar i veckan. Även chefer verkar ha olika syn på vad som är den optimala fördelningen.
  • Chefer bör vid distansarbete bli bättre på att delegera ansvar, inte kontrollera utföranden. Arbetstagare bör försöka göra tydliga skillnader mellan arbetstid och privattid för att ha balans mellan arbets- och privatliv.

 

Arbetssätt efter pandemin

Att coronapandemin påverkat och förändrat omfattande delar av samhället råder det inget tvivel om. Coronan har tvingat människor, organisationer och länder att utvärdera en mängd dimensioner, och strategierna har på vissa håll fungerat bättre än på andra.

Organisationer har för det mesta tvingats till att drivas hemifrån i den mån det varit möjligt. Arbetsgivare har behövt anamma arbetssätt som kanske inte tidigare varit aktuella. Traditionellt har det ofta funnits en förväntan på att arbete ska göras från kontor, men numera så finns ofta förutsättningar för att kunna göra motsvarande arbete även i hemmet. Vilket om inte annat har blivit tydligt med pandemin.

Covid-19 och de åtgärder som vidtagits har därför tvingat traditionella synsätt att ändras illa kvickt. Vilken påverkan som det har fått får tiden utvisa, och det diskuteras på många håll. Men, i efterdyningarna av coronaviruset, vad kommer förväntningarna vara på organisationer och medarbetare? Det återstår att se. Men något som står klart är att de samhälleliga åtgärderna för att stoppa viruset har krävt omfattande organisationsförändringar. Med den vanligaste förändringen om att distansarbete behövts av de som kunnat.

Vad är distansarbete?

Precis som namnet antyder så handlar distansarbete om att kunna utföra arbetsuppgifterna utanför den vanliga arbetsplatsen, exempelvis som att arbeta från hemmet istället för kontoret.

I skuggan av coronapandemin så har många behövt göra allt eller delar av sitt arbete hemifrån. Andra har däremot inte haft den möjligheten, så som vård- och butikspersonal. Men det har blivit tydligt att många it-baserade uppgifter kan göras från hemmet med samma eller motsvarande resultat som från arbetsplatsen.

Sedan dess har diskussionen kring arbete hemifrån tagit rejäl fart. Jakten på vad som är exempelvis bäst, lämpligast, billigast, mest hälsosamt, produktivt eller effektivt pågår för fullt.

Arbeta hemifrån eller på distans?

Flera olika termer florerar på engelska, exempelvis ”telecommuting”, ”remote work”, ”mobile work”, ”work from home” (vanligen förkortat WFH), ”telework” och fler. Dessa har, framför allt tidigare, haft något olika nischer som åsyftat olika dimensioner.

Det övergripande och mest innefattande begreppet kan betraktas vara remote work. Termen kan översättas till distansarbete, eller till det mer ovanliga fjärrarbete, på svenska. Termerna telecommuting och work from home har setts som en egen och mindre generell definition, jämfört med remote work, eftersom de refererar till arbete som enbart görs från hemmet.

Traditionellt sett så har det funnits skillnader mellan telecommuting och remote work baserat på om det är organisationens eller den anställdes egna enheter som används för att utföra arbetsuppgifterna. Men numera är det en något föråldrad syn, delvis för att det inte alltid är lika viktigt att organisationens enheter används för att ansluta till intranät, mejl eller för att komma åt dokument.

Om samma resonemang används för de svenska begreppen så kan alltså distansarbete och arbete hemifrån i många fall betraktas som synonyma – vilket gäller för den här artikeln.

Vilka kan arbeta på distans?

Alla kan inte arbeta hemifrån, det är tydligt. Men hur stor andel av befolkningen eller av arbeten handlar det om?

Det verkar inte finnas något tydligt svar, men det går ändå att komma till någon form av fingervisning genom att utvärdera olika undersökningar som gjorts.

Kreativa och it-relaterade jobb passar hemifrån

I en analys från McKinsey som publicerades i november 2020 så hävdas att runt 20 % av arbeten skulle kunna utföras på distans med motsvarande förutsättningar som på kontor. Ungefär 50 % uppges ha specialiserade uppgifter som inte kan utföras på distans. Det lämnar ungefär 30 % som skulle kunna göra delar av arbetsuppgifterna på distans.

Artikeln från McKinsey delade upp olika arbetstyper och räknade ut den teoretiska möjligheten (samt den uppskattade mängden effektivt arbete utan förlust i produktivitet) som fanns för olika sysslor.

I topp syns bland annat att inhämta kunskap, att analysera information, tänka kreativt, kommunicera med klienter/kunder och att interagera med datorer. De menas ha minst 61–91 % teoretisk möjlighet att arbeta hemifrån (med spannet 54–82 % om produktivitetsbortfall räknas av).

I botten syns bland annat uppgifter som kräver fysisk närvaro, som till exempel att mäta saker, flytta objekt, styra/hantera maskiner, men även sociala delar som att utbilda andra, ge vård, samt att sälja.

När datasetet istället sorterats efter branscher så anges att bland annat finans-, försäkrings-, teknik-, it- och telesektorerna är bäst lämpade för att arbeta på distans. Främst för att arbetsuppgifterna på distans överensstämmer mer eller mindre till fullo med om de skulle utföras på kontor.

Intressant nog så är utbildningsbranschen den som har störst diskrepans mellan vad som är teoretiskt möjligt men svårt utan att förlora i produktivitet, där skillnaden står mellan det teoretiska 69 % och förlustfria 33 %.

För att få mer information om analysen och se alla siffror, läs hela artikeln på McKinseys webbplats.

Högutbildade och högavlönade kan arbeta hemifrån

En studie utvärderade de tidiga åtgärderna för covid-19 och vilken påverkan det fick på medarbetare i Tyskland. Studien analyserade offentlig information om bland annat inkomst, samt enkätsvar och telefonintervjuer från över 900 deltagare.

Strax över en tredjedel av medarbetare i Tyskland kunde arbeta helt eller delvis utföra sina arbetsuppgifter hemifrån. Studien noterade tydliga samband mellan högre löne- och utbildningsnivåer till möjligheten att arbeta hemifrån. För de distansarbetande så varierade svaren för om produktiviteten var på samma nivå (50 %), över (10 %) eller under (40 %) jämfört med nivån från att arbeta på kontor. Här kan hela artikeln läsas.

Dessutom refereras en enkätstudie som analyserat över 17000 deltagares svar. Efter att svaren generaliserats till den tyska populationen så syntes att 56 % hade kunnat arbeta hemifrån. I artikeln hävdas dessutom att det inom alla branscher finns teoretisk möjlighet att arbeta hemifrån. Från 37 % som lägst och upp till 90 % som högst, beroende på bransch. Läs hela enkätstudien här.

Runt 160 av 426 jobb kan utföras på distans

En studie utvärderade de yrken som listats i ISCO-08 (International Standard Classification of Occupations från 2008), som utfärdats av International Labor Organization.

I artikeln konstaterades att ungefär 161 av de 426 yrkena kunde utföras på distans. Analysen av yrkesbeskrivningarna matchades med norsk arbetsstatistik och slutsatsen 38 % gällde år 2019 för Norge, enligt författarna. Med hjälp av övriga datakällor gjordes dock antagandet att ungefär samma förutsättningar gäller i bland annat Sverige. Läs hela artikeln här.

Slutsats

Sammantaget så är det tydligt att inte alla kan arbeta hemifrån. Hur stor andel som kan arbeta hemifrån verkar variera beroende på perspektiv, vad som analyseras, samt hur.

Bland de refererade artiklarna så syns spannet 20 % till 56 %, vilket är andelen som kan utföra sina arbetsuppgifter helt på distans. Om den teoretiska möjligheten inkluderas så ökar det. Djupare inblickar verkar tyda på att det är mycket bransch- och rollrelaterat, och att vissa branscher har bättre förutsättningar än andra för att arbeta hemifrån.

Det innebär ju också att alla inte har möjligheten att erbjudas arbete hemifrån. Att hemarbete tycks vara möjligt främst för högre utbildade och för de med chefspositioner, vilka även generellt sett är högre avlönade positioner, kan vara värt att uppmärksamma. Ytterligare diskussion i olika forum kan behövas med tanke på det.

Vilka vill arbeta på distans?

Något som gäller att ha i åtanke är, som nämndes ovan, att distansarbete inte gäller alla branscher eller arbetstyper. I många delar av ett fungerande samhälle så finns roller som helt enkelt inte kan utföras på distans. Minst en femtedel och upp till drygt hälften kan antas arbeta hemifrån. Och det är viktigt att vara medveten om så fort som diskussionen om hemarbete dyker upp. Det är inte för alla – det är helt enkelt inte möjligt som det ser ut nu.

Tech professionals vill jobba hemifrån

En undersökning som utforskade bland annat distans- kontra kontorsarbete utfördes av jobbsöksplattformen Hackajob. Organisationen verkar i Storbritannien och Europa. Enkäten hade 1700 svaranden, som gemensamt beskrivs som ”tech professionals”.

I resultatet från enkäten noterades att hela 86 % svarade att de vill ha möjlighet till att jobba åtminstone delvis hemifrån, även efter att pandemin är över. Ungefär 60 % menar att de vill jobba hemma först och främst, men någon gång ibland arbeta från kontor. Cirka 25 % angav att de vill jobba hemifrån på heltid. Ladda ner hela rapporten från Hackajob här.

Support och kundtjänst vill ha mer distansarbete

Gartner publicerade i februari en artikel angående attityder mot distansarbete. Där redogjordes för resultatet av en enkät som utförts under hösten 2020. Bland annat så deltog 550 kundtjänst- och supportanställda – roller som traditionellt sett inte utförts på distans. 70 % av de tillfrågade uppgav att de vill fortsätta arbeta hemifrån efter pandemin. Dessutom så svarade 4 femtedelar av de tillfrågade cheferna att de ser utvecklingen gå mot att större delen av arbetsstyrkan kommer arbeta hemifrån, och att så även kommer ha blivit fallet inom två år.

Hemarbete är för vissa numera ett krav

I juni 2021 så publicerade amerikanska Bloomberg en artikel som beskriver en trend om att distansarbetare hellre säger upp sig än att gå tillbaka till kontoret. Artikeln pekar ut två läger: vissa organisationer öppnar för distansarbete och flexibilitet, medan andra menar att distansarbete var ett nödvändigt ont men inget som ska pågå längre än vad som krävs.

En undersökning presenterades i Bloomberg-artikeln, där 133 chefer från både privat och offentlig sektor deltog. Organisationerna verkade inom finans-, it-, media-, telekom- samt återförsäljningsbranscherna. Undersökningen visade att nästan 30 % av cheferna ansåg att 3 arbetsdagar på kontor skulle behövas för att bibehålla företagskulturen. På andra plats låg 5 dagar i veckan, som 21 % av cheferna svarat. Här kan hela artikeln från Bloomberg läsas.

Slutsats

Branscherna som kan utföra arbetsuppgifter på distans innefattar it-branscher, olika typer av myndighetsarbeten samt yrken som rör administration och kommunikation.

Det verkar finnas en övervägande, och enligt vissa undersökningar en överväldigande, majoritet som vill ha möjligheten till hemarbete. Det kan dock hamna i konflikt med chefers inställning, där en undersökning visat att över hälften av chefer vill att de anställda ska vara minst tre dagar i veckan på kontoret.

Den potentiella friktionen mellan anställdas förväntningar och organisationspolicyer är något som även påpekades i undersökningen av Hackajob. Eftersom samma antagande inte längre finns om att en anställd kommer vara vid en organisation hela arbetslivet, så är det förståeligt om anställda väljer att lämna en organisation istället för att anpassa sig efter rutiner de inte håller med om. 80 % av de tillfrågade uppgav att de inte tror att de kommer arbeta vid samma organisation om två år.

Vad är bra med distansarbete?

Eftersom distansarbete verkar vara lockande för de som har möjlighet till det – vad är det som är så bra med det?

Insparad pendlingstid och sparade pengar

I Bloomberg-artikeln som länkas ovan så nämns en enkät där 84 % av de nästan 2200 enkätdeltagarna svarade att den insparade transporttiden var en fördel med distansarbete. På en närliggande andraplats var fördelen om att distansarbete innebär lägre kostnader och sänkta utgifter.

De som utfört enkäten, Flexjobs, visar i sin egna sammanskrivning resultatet av fler frågor. För att ta en titt, se artikeln på Flexjobs webbplats.

Bättre balans mellan arbets- och privatliv

En dagboksstudie från Nederländerna analyserade hemarbete och vilken påverkan det hade på konflikter mellan arbete och privatliv. Resultaten visade att hemarbete är positivt för konflikten mellan arbetsliv och privatliv. Det diskuteras också att själva kontoret påverkar den upplevda tidspressen, vilket i sin tur påverkar arbets- och privatlivsbalansen efter arbetstid.

Författarna menar därför att organisationer åtminstone borde erbjuda möjligheten till distansarbete, så att de anställda kan anpassa strukturen efter vad som är hälsosamt för respektive person.

Delegering och kontroll

En undersökning tittade på hur chefers och ledares arbetssätt påverkades när organisationer implementerade distansarbete till följd av Covid-19. Självskattningsformulär användes för att undersöka bland annat ledarskapsförändringar, ledarskapskvalitet, produktivitet och mer.

De huvudsakliga dimensionerna som undersöktes var kontroll och delegering. Konceptet kontroll handlade om att detaljstyra och mäta de anställda. Konceptet delegering handlade i stället om att delegera ansvar, och därmed mindre om detaljnivån.

I resultatet syntes att chefer själva skattade sig som mindre kontrollerande och mer delegerande. Anställdas svar tydde dock på att chefer var mindre kontrollerande samt mindre delegerande, trots en förväntan om att distansarbete skulle öka delegeringen. Det var en effekt som var extra tydlig bland lägre chefer och mellanchefer. Delegering associerades dessutom med positivt och stärkande ledarskap.

Att anställda upplevde lägre nivåer av kontroll kan därför betraktas som en fördel. Men det syns också en skillnad mellan chefernas upplevda delegering samt kontroll och de anställdas upplevelser av samma faktorer. Det är problematiskt, men det kan finnas vissa svar i att pandemiåtgärderna på sina håll trädde i kraft med mycket kort varsel. Därför kan det ha varit svårt för organisationer att utveckla strategier och göra annat förberedande arbete. Läs hela artikeln i Journal of Organizational Studies här.

Nyckelkoncept för distansarbete

När det handlar om lyckat hemarbete så krävs en annan typ av strategiskt förarbete. Därför kan det vara nödvändigt att grundligt utvärdera rutiner – för både arbetsgivare och -tagare.

Några viktiga koncept för chefer

Från chefers och ledares perspektiv så finns några koncept som är lite extra viktiga. Det är delar som gäller att noggrant analysera, för att anställdas arbete hemifrån ska kunna bli välfungerande.

Samarbete och produktivitet

Att motivera anställda och medarbetare utan den fysiskt närvarande delen. Det kan upplevas svårare att motivera, fostra tillit, få sociala utbyten av samma kaliber via möten på en skärm – något som stöds av studien från McKinsey ovan.

Dessa ord har inspirerats av ett pressläpp från Gartner. I inlägget menas att hemarbetet som följt covid-19 har inneburit försämrat samarbete. Gartner antyder att det inte räcker med att implementera själva teknologin. Det krävs även att chefer uppmuntrar och driver användning av samarbetsverktyg, och lägger grunden för att samarbetet ska växa.

Kontroll och delegering

Känslan av kontroll kan för chefer gå förlorad utan medarbetare på kontoret. Det kan bli svårare att leda team. Att etablera och följa olika produktivitetsmätvärden kan leda till mer administration för chefer och en känsla av övervakning för anställda. Ansvaret för att anställda mår bra och att organisationsmålen fortfarande nås kan upplevas som svårare när arbete sker hemifrån.

Som förslag till lösning används artikeln som länkas ovan under rubriken med samma ord. Delegering förklaras handla om ansvarsområden, kontroll mer om själva utförandet. I allmänhet verkar distansarbetande föredra en delegerande strategi över en kontrollerande. För chefer är det därför mycket viktigt att analysera sin ledarstil när de leder medarbetare som arbetar hemifrån.

Organisationskultur och kommunikation

Att bibehålla och främja organisationskulturen. Att ena medarbetare och driva laganda är inte lika lätt utan en fysiskt social miljö. Sammanhållning, gruppkänsla och tillhörighet är viktiga psykosociala faktorer som starkt påverkar hur väl en anställd mår på jobbet. Att etablera digitala rutiner för att främja sammanhållningen kan vara svårt, framför allt när det är enkelt att jämföra med möjligheterna som öppnas via kontorsnärvaro.

Även dessa ord har inspirerats av Gartner-pressläppet som länkas ovan. Intressant nog så menas att de flesta som arbetar hemifrån upplever en bibehållen organisationstillhörighet och -kultur. Därför, menar Gartner, så kan resurserna för kulturfrämjande aktiviteter med fördel i stället användas på andra håll.

Några viktiga koncept för medarbetare

Arbetstagarens anledningar till att vilja arbeta hemifrån kan förstås variera, men några viktiga aspekter är:

Välmående och personlighet

Vissa har utforskat nya hobbyer och tagit hemarbetet som en möjlighet till självutveckling. Andra kan ha svårt att lägga ifrån sig arbetet, kanske eftersom gränsen mellan sfären arbete och sfären hem ligger närmare. Om distansarbete är konstruktivt eller destruktivt har en mängd underliggande faktorer, där stort ansvar även ligger på arbetsgivaren.

En begränsad mängd studier har undersökt om personlighet kan användas som prediktor för vilka som föredrar att arbeta hemifrån. Benägenheten att arbeta hemifrån verkar ha vissa empiriska, samt välgrundade teoretiska, belägg för att höra ihop med vanliga personlighetsfaktorer. Exempelvis antyds samband med intro- och extroversion, där introverta hellre arbetar mer hemifrån medan personer som är mer extroverta hellre arbetar mer på kontor. Högre nivåer av neuroticism kan dessutom korrelera med viljan att arbeta från kontor. Läs en av studierna som undersökt personlighet och distansarbete här.

Arbetsmiljö

Många som har arbetat från hemmet har troligtvis känt att en del saker fungerar bra, och andra mindre bra. Att jobba från soffan kanske känns senare i rygg eller axlar. Det är kanske lätt att få trötta ögon för att ljussättningen inte är rätt, eller för att inte lika stora/många skärmar finns hemma. Vissa kanske drivs till vansinne av att det är tyst medan andra njuter av oavbrutet fokus. Vissa kanske inte bor särskilt stort, eller kanske har barn hemma – delar som försvårar i att skapa en bra arbetsmiljö.

Miljön som passar att arbeta i är till viss del individuell. Men att arbetsmiljömässiga faktorer är mycket viktiga för effektivt arbete råder det ingen tvekan om. Vid hemarbete så flyttas arbetsplatsen, vilket förstås kan ha en mängd konsekvenser. Ansvaret är fortfarande ytterst arbetsgivarens. Därför är det viktigt att föra diskussion med arbetsgivaren för att göra arbetsytan i hemmet så säker som möjligt.

Gränsdragning

Att arbeta på distans öppnar i många fall för en flexibilitet eftersom arbetet inte nödvändigtvis associeras med kontorstid. Att bara göra klart uppgiften, att jobba för att det kanske inte finns något som spontant känns bättre att göra, att kolla mejlen några extra gånger…

Enligt en artikel som publicerats i Harvard Business Review så är gränsdragning helt avgörande för att arbetet hemifrån ska hållas hälsosamt. Artikeln trycker på tre gränser som alla handlar om gränsdragning:

  • Aktivitetsmässig gränsdragning. Exempelvis att klä på sig kläder som skulle passa till kontoret, även om det kan tyckas lockande att vara i pyjamas hela dagen. Det handlar om att göra fysiska aktiviteter som talar om för kroppen och sinnet att ställas in på arbete.
  • Tidsmässig gränsdragning. Att i största möjliga mån hålla sig till ett schema då det är arbetstid. Att arbete läcker över till privat tid kan vara en påtaglig stressor och bör undvikas så långt det är möjligt. Om arbetstiden exakt måste följa kontorstiderna kan diskuteras med chefer. Men att tydliggöra, om inte annat för sig själv, när det är arbetstid lär vara långsiktigt hälsosamt.
  • Arbetsmässig gränsdragning. Prioritera arbetsuppgifterna och försök att inte göra mer än vad som är rimligt. Vid distansarbete så kan gränsen mellan arbete och privattid vara svår att hålla isär. Men det är ändå viktigt att försöka, för att må bra och vara produktiv på sikt.

Sammanfattning

Vad finns det för slutsats i allt detta? Jo, åtminstone att det är en komplex fråga. Perioden med påtvingat hemarbete har fått oanade, men även anade, följder. I vissa organisationer finns tacksamhet för möjligheten att slippa lokaler och geografiska begränsningar. Inom andra organisationer har frustration uppstått på grund av stress och ensamhet.

Samhällsförändringar är att vänta

I artikeln från McKinsey kommenteras den enorma samhällspåverkan skulle kunna komma om minst 20 % av alla som arbetar inte längre behöver transport. Och fler följder förutom transporten följer förstås också, exempelvis för hur pengar spenderas, när, samt på vad.

Hemarbete påverkar med stor sannolikhet många olika dimensioner, däribland beteenden och köpvanor. När en större andel då arbetar hemifrån kan det mest troligt få stor samhällsmässig samt ekonomisk påverkan. Och allt eftersom att fler processer kan automatiseras så är det sannolikt att mängden arbeten som kan utföras på distans bara kommer öka i framtiden.

Möjligheten att arbeta hemifrån är bra

Det finns troligen inget rätt svar på huruvida hemarbete är bra eller dåligt. Det finns både för- och nackdelar från både medarbetares och chefers perspektiv. Vad arbetsgivaren och den anställde prioriterar kan variera från fall till fall, och en diskussion för att klargöra förutsättningarna är nödvändig för att kunna gå vidare.

Generellt sett, med så många perspektiv som möjligt i åtanke, så är möjligheten till att arbeta hemifrån åtminstone några dagar i veckan en lösning som kan tillgodose mångas behov. Den anställde får förhoppningsvis de flesta av fördelarna med både kontor och hemarbete, och arbetsgivaren kan nog fortfarande effektivt leda och kommunicera med den anställde.

Vidare läsning

Läs någon av våra andra artiklar, exempelvis någon av de som listas nedan.

Läs om distansarbetets påverkan på välmåendet.

Se vår guide om att skapa bra rutiner för distansarbete.

Magnus Roos

Magnus är marknadsförare och copywriter på EdgeGuide. Har du frågor eller kommentarer om något du läst? Skicka gärna ett mejl eller kontakta via LinkedIn.