Om Polygon Group
Bolaget Polygon Group är sedan 2010 en välkänd spelare inom sanerings- och restaureringsbranschen. En viktig del hos Polygon sedan bolagets början har varit att göra strategiska förvärv för att växa i fler regioner och breddas inom fältet. Storföretaget finns i dag i 16 länder och har fler än 5400 anställda.
De senaste åren har Polygon Group förvärvat över 25 bolag. Till följd av den aggressiva förvärvsstrategin så upptäcktes det att it-plattformar och -verktyg inte fullt ut varit lämpade för att integrera nya organisationer till den centrala it-organisationen. Därför kontaktade Polygon Group EdgeGuide, med förfrågan om att migrera från Google Workspace till Microsoft och Office 365. Besök Polygon Groups webbplats för att få reda på mer om Polygon.
Projektet: Integrera 12 länder
Polygon ville att e-post, dokument och samarbetsverktyg skulle flyttas till Microsoft från Google i 12 länder. Projektet beräknades i sin helhet ta ungefär 10 månader.
Ett av huvudmålen med att migrera hela it-organisationen var att strömlinjeforma företagsprocesser mellan länder, och samtidigt effektivisera både drift och system. Fler förvärv lär följa, och därför behövde det etableras tydliga rutiner för hur uppköpta bolag skulle komma in i Polygon på ett effektivt sätt. Från att ändra varumärke till att byta it-system och arbetssätt.
Polygon använde tidigare Google Workspace men eftersom Googles plattform är begränsad vad gäller att integrera nya organisationer, så valde Polygon att flytta till Microsoft 365. Och EdgeGuide fick förtroendet att hjälpa till med migreringen och tog fram en strategi för att hjälpa Polygon att stabilisera integrationen av uppköpta bolag.
Projektet var uppdelat i 6 faser: förberedelser, kommunikation, styrning, user adoption, migrering samt support under uppstarten. Ungefär tio veckor innan respektive lands migrering började förberedelsefasen, där analyser och strategier togs fram. Varje migreringsfas tog ungefär två veckor. Det mesta skedde utanför Polygons arbetstimmar eller på sätt som inte påverkade slutanvändarnas arbete alls. Samma metod kunde sedan upprepas land för land, och i teorin även framåt för nya förvärv.
I en intervju som it-företaget BitTitan gjort med EdgeGuides vice VD och projektledare Zaid Al-Balaghi så berättar han mer. Zaid förklarar att trots EdgeGuides 20-åriga erfarenhet från it och teknik, så är en del av EdgeGuides kärnverksamhet förändringsledning och change management. Han menar att EdgeGuide förstår vilka insatser som behövs för att användarna, människorna bakom skärmarna, ska bli bekväma med nya organisationskulturella delar och nya arbetssätt. Han hävdar att det därför är det kritiskt viktigt att chefer och beslutsfattare har aktiva roller i projekten – delvis för att föregå med gott exempel för övriga organisationen.
Samarbetet mellan Polygon och EdgeGuide
Varje vecka under projektets gång så arrangerades ett så kallat styrgruppsmöte. Där deltog exempelvis chefer från respektive land och viktiga personer från den centrala organisationen i Polygon Group, samt representanter från EdgeGuide. EdgeGuide presenterade där projektets utveckling och utvärderade delmål samt teamens prestationer.
Fokus under styrgruppsmötena låg dock inte på det tekniska, utan snarare på övergripande processer och förbättringar som följde med plattformsbytet. Styrgruppsmötena innebar därför ett naturligt sätt för chefer att hållas uppdaterade allt eftersom projektet fortskred. Förutom styrgruppsmöten så inkluderades även återkommande luckor för att diskutera vilka erfarenheter som respektive migrering givit. Det blev en väg för att dela insikter mellan länder på ett reflekterande och utforskande sätt.
Zaid berättar att EdgeGuides styrgruppsmetod gjorde att rätt personer inom organisationen fick den information de behövde för att de ska kunna gå vidare. Genom att mötena var övergripande så blev de produktiva, och gjorde det lätt för beslutsfattare att få god insikt i projektets status.
Zaid förklarade i intervjun med BitTitan att de flesta it-bolag inser vikten av en strukturerad process för att nå ett mål, men att bolag ofta saknar kompetens för effektiv förändringshantering. När beställare söker projekt eller tjänster så finns det vanligtvis en medföljande tveksamhet, eftersom tidigare erfarenheter kan ha präglats av brustna löften. Zaid säger att processen som EdgeGuide använder är märkbart annorlunda bland kunder och får projekt att bli både tillförlitliga och effektiva.
Varför projektet lyckades
Projekt som följer fusioner och förvärv är komplexa, från fler perspektiv än det it-mässiga. När organisationer och team slås samman så måste det finnas strategier på plats, exempelvis för att snabbt skapa tillit till organisationen. Annars kan det finnas risk att rykten sprids och att det uppstår onödig friktion.
Zaid menade att den huvudsakliga framgångsfaktorn för projektet med Polygon var EdgeGuides projektrecept. Eftersom EdgeGuide har djup insikt i hur storföretag fungerar, så gick det att implementera en metod som var effektiv; EdgeGuide anammade i fallet med Polygon Group en något tuffare typ av projektstyrning som inte lämnade något åt slumpen. Zaid förklarade att uppgifter och aktiviteter som delegerats inte är garanterade att bli utförda. Det är inte heller någon självklarhet att de ska utföras på ett kvalitativt sätt. Därför såg EdgeGuide till att ha löpande uppföljning, för att säkerställa efterlevnad i projektet.
BitTitans verktyg MigrationWiz var en viktig del som gjorde att migreringsfasen gick så pass smidigt som den gjorde. Verktyget specificerar tydligt när, och vad, något har gått fel under en migreringen, vilket gör problem enkla att åtgärda. Läs BitTitans egna artikel om projektet med Polygon här.
Med hjälp av EdgeGuide så har nu Polygon uppnått flera av de uppsatta målen. Bland annat finns nu bättre rutiner för att konsolidera uppköp, mer kostnadseffektiva processer för onboarding, bättre efterlevnad med hjälp av möjligheterna hos Microsoft och enklare hantering för slutanvändare.
Vidare läsning
Vi tror att nedan läsrekommendationer kan vara intressanta för dig.
Ta här en titt på en medarbetarintervju med projektledaren Rasmus.
Läs den här artikeln om för- och nackdelar med Microsoft Exchange.
Se vår översiktsartikel om licenser till Microsofts lösningar här.
