Att börja använda Exchange Online är ett bra sätt att dra nytta av kraften i molnet och samtidigt dra ner på driftkostnader från lokala servrar. Vanligt är att gå från Exchange on-premises till molnet; Exchange Online och Office 365. EdgeGuide har tidigare publicerat en jämförelse mellan Exchange Online och Exchange on-premises som kan läsas här. I det här inlägget redogör vi närmare för hur en övergång från en lokal lösning till molnet kan se ut, och vilka frågeställningar som är vanligt förekommande.
Inför en migrering
Att migrera till molnet och Office 365 är ofta ett beslut som baseras i att effektivisera organisationsprocesser, att öppna för flexibla arbetssätt, och att höja it-säkerheten.
Att flytta till molnet kan betraktas som en motivator för att rensa bland processer och inkorgar – att överge gammalt och ostädat för en ny och ren miljö. Men det synsättet är inte utan risk, eftersom det lätt gör att uppsättningar slutar fungera och att viktig information förloras. Ett första steg i en migrering bör därför alltid vara att överblicka och städa upp den nuvarande miljön, göra anslutningar tydliga och filstrukturen logisk. När det gäller att flytta från Exchange on-premises till Online så diskuterar Microsoft i huvudsak tre typer av migreringsmetoder. Dessa är cutover-, staged- och hybridmetoderna. De presenteras här under.
Cutover-migrering
Ett vanligt sätt att migrera från en lokal serverlösning är via så kallad cutover-migrering. Det innebär att all data förs över från den lokala lösningen till molnet vid en överföring. Alltså, all dataöverföring sker vid endast ett tillfälle. Vanligen sker det det på kvällar eller helger, så att påverkan på organisationens verksamhet blir minimal.
Microsoft menar att en cutover-migrering är möjligt om det gäller färre än 2 000 konton på on-premises-servern. Dessutom behöver versionen Microsoft Exchange Server 2003 eller senare användas. Även om upp till 2 000 är möjligt så rekommenderar Microsoft att göra cutover-migreringar för ungefär 150 e-postinkorgar.
Stegen för en cutover-migrering
Microsoft beskriver att det vanligen är tre parallella spår för en cutover-migrering. Ena spåret är administratörsuppgifter i den lokala on-premises Exchange-servern. Det andra är administratörsuppgifter i Office 365, och det sista är att hantera domänregistratorn. Den främsta konfigurationen tar dock plats i Office 365 så fort som de övriga spåren förberetts. Microsoft illustrerar och beskriver respektive steg tydligt här.
Stegvis migrering
Ett annat alternativ för att flytta Exchange on-premises till molnet är via så kallad stegvis (på engelska ”staged”) migrering. Skillnaden mellan en stegvis migrering och en cutover-migrering är att en stegvis migrering innebär att e-posten flyttas i omgångar. Det innebär att processen ofta blir längre än en cutover-migrering, men är ett bra alternativ för enterprise-företag.
I stort gäller samma grundläggande krav som vid en cutover-migrering. Den största skillnaden är att en stegvis flytt rekommenderas när fler än 2 000 inkorgar behöver migreras till Office 365.
Stegen för en stegvis migrering
För en stegvis migrering så är det två huvudsakliga spår involveras; on-premises-serverhantering och Office 365-konfiguration. Själva migreringen genomförs genom att synkronisera informationen på on-premises-servern till Office 365, att ange vilka användare som ska migreras vid varje steg, och slutligen att kopiera över e-post, kontakter och kalender till Office 365. När allt gått bra kan informationen tas bort från servern och fokus riktas mot nästa grupp som ska migreras över. Läs Microsofts egna guide för stegvis migreringar här.
Hybridmigrering
Den tredje och sista typen av e-postflyttar är så kallade hybridmigreringar. Som namnet antyder så är den här typen av migrering aktuell för organisationer som vill ha både on-premises samt Exchange Online-e-post. Att göra en hybridmigrering kräver att det är minst 150 konton som ska flyttas och att den aktuella Exchange-serverversionen är 2010 eller senare.
En hybridmigrering är också lämpligt om Exchange-servern planerar att flyttas, men att både Exchange Online och servern behöver finnas tillgänglig tills allt är flyttat. Det blir i dessa fall som en mycket långsam version av en stegvis migrering.
Migreringsverktyg för e-post
Ett annat sätt att migrera från Exchange on-premises till Exchange Online och Office 365 är med hjälp av migreringsapplikationer eller -verktyg. Det finns stor mängd alternativ att välja bland, och många fungerar på liknande sätt.
EdgeGuide har valt att arbeta med bland annat Quest och BitTitan för att effektivisera projekt migreringsprocesser som vi utför. När EdgeGuide hjälpte bolaget Polygon Group med migreringsprojekt så användes BitTitan – läs vårt kundcase om projektet här.
Extern migreringshjälp
I många fall så blir det komplext och administrativt påfrestande att utföra migreringar inom en organisation. Därför är det vanligt att ta hjälp av externa bolag som då utför projektet. Det är ett sätt att spara tid och bekräfta att de som utför projektet har kompetensen som krävs.
Även om e-postmigreringar finns klargjorda och inte nödvändigtvis behöver innehålla svåra steg, så är det fortfarande en trygghet att ta in områdesexperter. Extern hjälp kan vara en slags försäkring som följer processen tills migreringen är fullföljd, vilket innebär inklusive fullt fungerande anslutningar samt trygga användare. En viktig del är förhandlingsbiten som täcker ansvar och skyldigheter för bägge parter, så åtgärder finns om något inte skulle gå enligt plan.
Licensfrågan
En kärnfråga vid migreringar är att planera licenserna. Eftersom användarna efter flytten från Exchange on-premises kommer att vara beroende av Microsoft 365 eller Office 365 så behöver rätt licensiering finnas. Och beroende på hur organisationen förhåller sig till arbete och samarbete i molnet eller i Office-applikationerna så kan olika licenser vara lämpliga. Se vår artikel om olika licenstyper och licenshantering här.
Användar- och verksamhetspåverkan
Efter att Exchange flyttats till molnet så måste en del konfiguration ske för att allt ska fungera som det ska. Att aktivera så att en användare direkt kan använda Office-applikationerna är ett exempel på förberedande konfiguration. Behörigheter, filåtkomst och -hantering är fler exempel på delar som bör ses över. Se vår artikel här om administration och administratörsroller i Office 365. Eller läs det här inlägget om rättigheter och behörigheter i Office 365.
