Om bolaget

Den beställande kunden är i tillverkningsbranschen, och en av de största spelarna i världen inom sin nisch. De omsatte över 200 miljarder svenska kronor under 2021 och finns i fler än 40 länder. Bolaget har fler än 5000 anställda.

Bolaget kontaktade EdgeGuide om en förfrågan om att effektivisera hanteringen av kundkontrakt. I företagets dåvarande lösning användes mallar i Microsoft Word som fylldes i av säljare, skickades manuellt via e-post till en chef för godkännande och sedan slutligen via mejl eller brev till kunden. Ledtiderna kunde vara upp till flera veckor och mycket av jobbet skedde manuellt. Kunden ville effektivisera processen genom att börja använda digital signering. Då skulle avtal snabbare kunna färdigställas, samt göra alla kontrakten enhetligt utformade.

Projektet

Projektet började med att kunden tillsammans med EdgeGuide gick igenom krav på kundens interna system, skapade mockups för gränssnittet och tog fram ett estimat för arbetet. I estimatet ingick även ett tekniskt lösningsförslag där EdgeGuide presenterade en arkitektur och teknisk plattform för lösningen. Målet var att hålla nere utvecklingsarbetet och kostnaden så mycket som möjligt genom att använda sig av molntjänster som kunden redan betalade för, samt färdiga lösningar där det var möjligt.

När bolag ska digitalisera affärsprocesser så ser vi ofta att det första steget är att se sig runt efter leverantörer som tillhandahåller färdiga system som löser kundens problem. Men tyvärr så skiljer sig ofta de interna affärsprocesserna så pass mycket från fall till fall att en färdig tjänst sällan kan uppfylla alla behov. Att anpassa ett standardsystem blir i många fall dyrare än en helt behovsanpassad lösning. Dessutom brukar anpassningar i standardsystem innebära en hög underhållskostand.

Efter att kunden godkänt vårt estimat startade projektet. Vi använde ett agilt arbetssätt med veckovis sprintar, vilket innebar att vi varje vecka hade ett möte med kunden där vi stämde av vad som gjorts under den senaste veckan samt planerade den nästkommande veckans arbete. Det mötet blir även ett tillfälle för kunden att ge feedback på lösningen och justera kraven.

Lösningen

Eftersom kunden redan arbetade i Microsoft 365 fattades beslutet att den nya lösningen för kontraktshantering skulle implementeras i SharePoint Online. Ett vanligt tillvägagångssätt är då att gränssnittet byggs som en Web Part – vilken använder data som lagras i listor och/eller i dokumentbibliotek i SharePoint Online. Det finns flera fördelar med att göra på det sättet:

• Kunden betalar redan för SharePoint Online via sina Microsoft 365-licenser.
• Infrastrukturen hanteras av Microsoft.
• Datalagring sköts i SharePoint Online. Ingen server behöver byggas för att lagra data.
• Färdiga integrationer finns för att skicka e-post och hämta data från övriga Microsoft 365.
• Användarhantering sköts i Microsoft 365. Ingen SSO eller annan användarhantering behöver implementeras.

För kontraktshanteringen byggdes ett formulär i SharePoint där säljaren fyllde i kunduppgifter, vilka produkter kontraktet berörde, särskilda villkor, och så vidare. Baserat på den informationen genererades ett kontrakt utifrån en vald Microsoft Word-mall, vilket skedde genom att kontraktsuppgifterna och Word-filen skickades till en Azure Function – vilket kortfattat kan förklaras som en tjänst i Microsoft Azure som används för att köra programkod utan att behöva hantera infrastruktur. Så med hjälp av Azure Function-funktionen lades formulärdatan automatiskt in i Microsoft Word-filen och gjordes sedan om till en pdf.

När kontraktet skapats fick personen som skulle godkänna kontraktet ett mejl där det fanns en länk till SharePoint. I SharePoint kunde de läsa igenom och godkänna kontraktet om allt såg bra ut. Efter godkännandet så kom en notis till säljaren som skapade kontraktet, och säljaren fick då möjlighet att skicka ut kontraktet för digital signering via Adobe Sign. Efter att själva signeringen hanterats av Adobe Sign så sparades en signerad kopia av dokumentet i SharePoint med hjälp av Logic Apps. En notis skickades även till de som ansvarade för att föra in informationen om kontraktet i SAP-systemet.

Det finns flera tjänster för digital signering, men i det här fallet valdes Adobe Sign. Adobe Sign valdes eftersom det finns ett bra stöd i Logic Apps, vilket är Microsofts produkt för att skapa automatiska processer utan kod. I praktiken innebar det att vi snabbt kunde sätta upp en koppling via SharePoint och Adobe Sign, utan att behöva skriva komplex kod eller hantera infrastruktur. Allting hanterades av Microsoft i molnet.

Resultat och varför projektet lyckades

Ledtiden för att skapa nya kundkontrakt minskade från veckor till dagar, vilket innebär snabbare intäkter och mer tid för aktivt säljarbete.

EdgeGuide har lång erfarenhet av att jobba med utveckling och har i många år arbetat med att bygga skräddarsydda applikationer i SharePoint Online. Därför kunde vi kunde översätta kundens önskemål och systemets begränsningar till tekniska lösningar på ett smidigt sätt. Fokus låg hela tiden på att bygga en enkel men kraftfull lösning.

Fast huvudanledningen till att projektet lyckades var det nära samarbetet med kunden. Utan tät avstämning så hade slutprodukten inte kunnat bli lika bra som den blev; en lösning som både uppskattades av slutanvändarna men som även sparade tid och pengar för bolaget. Kundens produktägare var ständigt engagerade och vi kunde hela tiden justera kursen på projektet tack vare det den regelbundna kommunikationen.