Dundersuccén Microsoft Teams har knappt någon kunnat undgå. Under Covid-19 var samarbetsplattformen en av de större spelarna som möjliggjorde effektiv distanskommunikation, och Microsoft – likväl som Teams – har bara fortsatt att växa.

Några Teams-siffror för att ge perspektiv:

• Under 2023 har användarantalet överstigit 320 miljoner.
• Mer än 4,1 miljarder mötesminuter (7800 år!) noterades under bara en månad, under pandemin 2020.
• Över 1 miljon organisationer globalt använder Microsoft Teams.

Att Teams vuxit explosionsartat blir snabbt tydligt, inte minst med tanke på hur det såg ut 2017 när Microsoft Teams först lanserades. Då användes applikationen av runt 50 000 organisationer, av ungefär 2 miljoner användare. 2017 ansågs det som Microsofts version av Slack, men numera är det mer eller mindre den de facto-standarden för chatt och videomöten på marknaden.

Som en naturlig förlängning av Teams framväxt så har Microsoft tagit fram Teams Premium. Microsoft Teams Premium lanserades 3 februari 2023, efter att ha tillkännagivits i oktober 2022. Microsoft Teams Premium erbjuds som tilläggslicens till vanliga Microsoft Teams, och kostar strax över 100 svenska kronor per användare.

Med kraften i AI

Många undrar i dag hur AI faktiskt kan underlätta och effektivisera arbetsuppgifter. Det finns mallar och promptverktyg, specialiserade tjänster för att hantera AI-promptar och mer. Och det är med god anledning av den höga förväntan byggts runt AI. Microsoft har en blivit en stark spelar genom att gå samman med OpenAI, som utvecklat ChatGPT. Med gemensamma krafter kunde båda organisationerna se stora framgångar efter den publika lanseringen av ChatGPT. Microsoft förlängde partnerskapet till OpenAI i januari 2023, och fokuserade under 2023 till stor del på området artificiell intelligens. Bland annat genom att utveckla och lansera produkten Copilot, och genom att bygga in AI-funktionalitet i Microsoft-produkter.

Både Copilot och Microsoft Teams Premium nyttjar AI, men på något olika sätt. Både Copilot och Microsoft Teams Premium erbjuder möjligheten för AI-genererade mötessammanställningar, men funktionerna är inte helt identiska. AI:n i Teams Premium möjliggör till exempel automatiska mötesanteckningar, förslag på uppgifter baserade på mötesinnehållet, automatisk översättning av mötestranskriptionen direkt under mötet. Dessutom genereras en tidslinje för mötet där talare och ämnen finns identifierade och klickbara – något som gör det enkelt att se när vissa personer talade. Copilot, å andra sidan, involverar möjligheterna från generativ AI kopplat till hela organisationens data och dokument. Copilot säljs dessutom inte specifikt till Teams, utan det blir en del av vad som ingår utöver Copilot till övriga delar i Microsoft 365.

AI-skillnaden mellan Microsoft Teams Premium och Microsoft Copilot

En relevant fråga är vad skillnaden mellan Microsoft Teams Premium och Copilot är. Eftersom en Copilot-licens fortfarande inkluderar Teams-funktioner är det inte alldeles tydligt vad respektive produkt tillför. I korthet så kan produkternas nischer delas upp som följer:

Microsoft Teams Premium

En Microsoft Teams Premium-licens möjliggör det som listas nedan. Eftersom Microsoft Teams Premium inte i grunden är en AI-tjänst så handlar endast delar av funktionerna i Teams Premium om AI,

• Helvägskryptering (end-to-end encryption) för Teams-möten.
• Anpassade vattenmärkningar i Teams-möten.
• Möjligheter att specialanpassa Teams (t.ex. Teams-mötesväntrum) enligt organisationens grafiska profil.
• Möjlighet att förkonfigurera mötesmallar, för att ha specifika grafiska element och inställningsalternativ.
• Utökade inställningar för webbinarier, bland annat med anpassningsbar registreringssida och mer.
• Mer avancerade analysverktyg.
• Intelligenta mötessummeringar, den så kallade Recap-funktionen.*
• Automatisk mötestranskription och översättning.*

*Nyttjar AI.

En av de nyaste och mest omdiskuterade funktionerna i Microsoft Teams Premium är summeringarna på Recap-sidan. Efter avslutat Teams-möte går det besöka fliken ”Recap”. På sidan Recap syns flera vyer:

• Videon för mötesinspelningen.
• Filer som delades under mötet.
• AI-genererade mötesanteckningar. Anteckningarna listas i punktform, där varje punkt kan utvecklas till fler understående punkter.
• Föreslagna uppgifter. Dessa är dock inte integrerade med Microsoft Planner, utan behöver kopieras från mötesanteckningarna in i exempelvis Planner.
• En tidslinje som visar när en själv pratade under mötet, och en tidslinje för då övriga pratade.
• När en själv omnämndes under mötet.
• Mötestranskriptionen och eventuell översättning.

Oväntat komplicerade krav för AI-anteckningar

Men trots att summeringsfunktionen är väl emotsedd så är det inte helt enkelt att aktivera AI-sammanfattningarna. Listan nedan beskriver kraven och begräsningarna för funktionen. Vad som krävs för Recap är:

• En Microsoft Teams Premium-licens.
• Att det är ett schemalagt möte med båda följande funktioner påslagna:
  • Mötestranskription, samt
  • mötesinspelning.
• Att det inte är ett kanalmöte.
• Att det är ett möte i ens egna organisation (d.v.s. inte en extern deltagare, även om denne har Premium-licens).

Och även om kraven mötts för att slå på Recap-funktionaliteten så gäller nedan begränsningar:

• Tidsinställda AI-anteckningar och uppgifter. De baseras på vad organisationen ställt in, och behöver konfigureras av administratörer. Även om anteckningarna försvinner kommer inspelningen och transkriptionen finnas kvar.
• Gällande tidslinjerna för talarna så är det värt att notera att AI:n inte kan avgöra vem som talar bara utifrån rösten. Det innebär att om flera talare sitter i samma rum kommer tidslinjen att visa att det var en och samma talare – även om flera personer var i rummet. Detta försämrar dessutom mötesanteckningarna, eftersom Teams antar att det är samma person som säger allt och därmed inte kan sammanfatta uppgifter eller anteckningar lika effektivt.
• Mötessammanfattningar sker direkt inte under mötet, utan kommer finnas på Recap-fliken ungefär 20 minuter efter att mötet avslutats.

Microsoft 365 Copilot i Teams

Först och främst så är en viktig poäng att en Microsoft 365 Copilot-licens omfattar hela Microsoft 365, och att Teams-funktionaliteten därmed är en del i ett mycket bredare funktionsspektrum. Dessutom så är det värt att komma ihåg att Copilot, mer än något annat, är ett AI-tillägg. Därmed ingår inte någon utökning av basfunktionerna i Teams. Dessutom så är Copilot är integrerad i hela Teams, och erbjuder även inom ramen av Teams bredare och mer avancerade AI-möjligheter än Teams Premiums individuella mötessammanfattningar. Så vad ger Copilot i Teams, som inte Microsoft Teams Premium ger? Jo, dessa är några punkter som skiljer Copilot från Teams Premium:

• Copilot kan summera chattar i list- eller tabellform, och proaktivt föreslå relevanta åtgärder, länka relaterade dokument.
• Copilot kan ge mötessammanfattningar, även om en själv inte var med.
• Copilot kan aktivt under ett pågående möte summera och identifiera uppgifter.

Microsoft framhåller säljmöten som ett ypperligt användningsområde. Där kan Copilot hjälpa till att analysera ett möte i relation till tidigare möten med samma kontakt för att summera vad som diskuterats under respektive möte. Även utanför säljmöten går Copilot går längre än Premium genom att koordinera uppgifter, mejl, dokument, personer och annan organisationsinformation.

Summering

Det är väldigt enkelt att reducera Microsoft Teams Premium till Recap-funktionen, men vid den jämförelsen så råder det inget tvivel om att Copilot erbjuder mer kraftfull och effektiv AI-funktionalitet. Även om Copilot är märkbart mycket dyrare så gäller AI-verktygen över hela Microsoft 365, vilket är ännu ett argument för att – om AI är syftet med att köpa in en produkt – att Copilot lär vara det bättre valet.

Med det sagt, om det inte är en jämförelse av AI-funktionerna så blir det plötsligt mycket svårare att rekommendera Copilot över Teams Premium eller vice versa. De är fundamentalt olika produkter med olika områden, omfattningar och funktioner. För organisationer som arbetar till stor del med Teams kanske Teams Premium-licenser räcker, där Recap-funktionen räcker som AI-funktion. För stora organisationer med Microsoft 365 och Office-applikationerna kan dock Copilot vara ett potentiellt produktivitetskomplement, eventuellt i kombination med Teams Premium.