Anton Lövmar2017-10-02

Migrering från IBM Notes till Microsoft SharePoint Online

IBM Notes, eller Lotus Notes för den som har varit med länge, ligger som grund för många företags IT-infrastruktur. Vissa har använt produkten nästan lika många år som den har funnits, och på 28 år kan både verksamhet och processer ha vuxit en hel del. Samma företag kan vittna om att Notes har halkat efter sina konkurrenter när det kommer till mobilitet och gränssnitt.


Hur Notes har utvecklats under de senaste åren, eller snarare inte utvecklats har fått många kunder att vilja migrera till någonting nyare. I Sverige är detta ‘nya’ vanligtvis Microsoft SharePoint. SharePoint är i sig inget nytt: samarbetsplattformen lanserades redan 2001. Det som tilltalar många företag idag är dock den molnbaserade versionen SharePoint Online.

Tanken på att överlåta infrastruktur och serverhantering till Microsoft är både lockande och skrämmande. Å ena sidan är det väldigt bekvämt att inte behöva ta hand om hårdvara och servrar själv, å andra sidan lämnas kontroll och data helt över till en tredje part. För många är dock missnöjet bland användarna starkare än skepticismen mot att gå över till ‘molnet’.

På EdgeGuide har vi en lång historia av utveckling i IBM Notes, och har följt plattformen i flera år. Ett genomgående tema vi ser när vi pratar med våra kunder är att de vill gå över till Microsoft SharePoint, men de vet inte riktigt vad detta innebär för verksamheten. Ibland vet de inte heller hur beroende verksamheten är av IBM Notes: det är inte ovanligt att det vid en granskning kommer fram att flera till synes okända Notes-applikationer är kritiska för verksamheten.

När vi hjälper kunder att gå över till Microsoft SharePoint kategoriserar vi deras Notes-applikationer efter hur komplicerade vi bedömer att de är, framför allt relaterat till standardfunktionerna i SharePoint. Därefter rekommenderar vi en lösning vi anser passar bäst för applikationen i fråga. Detta behöver inte alltid vara att migrera den till SharePoint! Enklare applikationer går ibland att ersätta helt med funktioner som finns inbyggda i SharePoint: det kan till exempel vara enkla arbetsflöden, dokumentbibliotek eller grupper.

För att migrera själva datan i applikationerna jobbar vi med Quests ‘Migrator for Notes to SharePoint’. Questverktyget kan användas för att skapa ett dokumentbibliotek från en Notes-applikation, eller helt enkelt stoppa in data i en lista. Vi har även en egen applikation i form av en add-in, Notes2Sharepoint, vilket kan användas för att koppla ihop mer komplexa applikationer med SharePoint utan att behöva migrera dem! Slutligen erbjuder vi även utveckling med PowerApps eller Web Parts för att bygga om de applikationer som inte enkelt kan återskapas med hjälp av ett verktyg. I framtida inlägg kommer vi att gå in djupare på vilka fördelar, nackdelar samt påverkan på verksamheten varje metod medför.